Organisation · 4 min de lecture
Quand les cours se multiplient, le catalogue devient une liste que personne ne consulte. L’organiser par poste et par niveau aide chacun à comprendre ce qu’il doit faire, ce qu’il peut faire, et pourquoi.
Au début, les cours sont peu nombreux et faciles à trouver. Puis arrivent les formations obligatoires, celles sur les nouveaux outils, celles demandées par un client, celles qu’un service a préparées pour ses propres collègues. Au bout de deux ans, le catalogue compte des dizaines de titres, certains en double, d’autres dépassés, et plus personne ne sait par où commencer.
Le problème n’est pas la quantité, mais l’organisation. Un catalogue classé par thème reflète le point de vue de ceux qui écrivent les cours. Un catalogue classé par poste reflète celui de ceux qui les suivent, et il est presque toujours plus utile.
Un signal à ne pas négliger : les questions qui arrivent aux RH ou aux responsables. Quel cours dois-je suivre, celui-ci est-il obligatoire, où trouver celui sur la sécurité ? Si elles reviennent souvent, le catalogue ne remplit pas son rôle.
Pour chaque poste, il est utile de distinguer trois niveaux. Le premier est obligatoire : des cours exigés par une loi, une politique ou un contrat, avec une échéance et souvent un renouvellement. Le deuxième est recommandé : des cours que le responsable juge nécessaires pour bien travailler, même si aucune règle ne les impose. Le troisième est facultatif : des approfondissements que chacun choisit pour progresser ou se préparer à un changement de poste.
Cette distinction, qui paraît évidente, change la perception de la formation. Chacun voit d’emblée ce qui est indispensable et ce qui relève de l’opportunité, et le responsable peut concentrer ses relances sur le premier niveau sans traiter chaque cours comme une urgence.
Un catalogue reste lisible si l’on se donne quelques règles d’entretien. Chaque cours a un responsable, qui en assure la mise à jour et décide quand le retirer. Chaque cours s’appuie sur un document de référence, ce qui évite des versions parallèles d’un même sujet préparées par différents services. Et chaque nouveau cours est comparé aux cours existants avant sa publication : souvent, il suffit d’ajouter une leçon à un parcours déjà en place.
Les titres comptent aussi. Un titre qui dit ce que l’on apprend, comme « Enregistrer une non-conformité » plutôt que « Qualité, module 3 », aide chacun à choisir et rend le catalogue exploitable avec une simple recherche.
Une fois par an, un grand ménage s’impose : retirer les cours que plus personne ne suit, fusionner ceux qui se recoupent, vérifier que les documents sources sont toujours en vigueur.
Règles d’entretien
Un catalogue par poste ne fonctionne que si les postes sont les vrais. Si l’organigramme utilisé pour la formation diffère de celui des RH, les affectations deviennent un travail manuel et finissent tôt ou tard par se perdre. Le lien avec les fiches du personnel est donc la condition de départ, pas un détail technique. Avant de construire le catalogue, mieux vaut vérifier que les postes et services enregistrés sont réellement à jour.
Grâce à ce lien, le catalogue devient dynamique. Celui qui change de poste voit apparaître les cours obligatoires et recommandés de sa nouvelle fonction, le nouvel arrivant trouve son parcours déjà prêt, et le responsable de service sait à tout moment qui a terminé quoi.
Un catalogue organisé par poste parle la langue de ceux qui suivent les cours, pas de ceux qui les écrivent.
Dans Learning, le catalogue s’organise par poste et par service, en s’appuyant sur la structure déjà présente dans People. Chaque cours a un niveau, un responsable et un lien vers le document dont il a été généré : on sait toujours d’où il vient et qui doit le mettre à jour.
Chacun voit d’abord ce que son poste exige, avec les échéances bien visibles, et peut parcourir le reste du catalogue pour choisir des approfondissements. Les nouveaux cours générés par l’IA à partir des procédures et des manuels n’entrent dans le catalogue qu’après validation par leur responsable.
Le résultat : un catalogue qui reste ordonné à mesure qu’il grandit, avec moins de doublons, des titres clairs et, pour chaque personne, une liste courte et compréhensible de ce qui la concerne.
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