Organisation · 4 Min. Lesezeit
Wächst die Zahl der Kurse, wird der Katalog zu einer Liste, die niemand mehr ansieht. Eine Ordnung nach Rolle und Stufe zeigt den Mitarbeitenden, was sie tun müssen, was sie tun können und warum.
Anfangs gibt es nur wenige Kurse, und man findet sie leicht. Dann kommen die Pflichtkurse hinzu, die Kurse zu neuen Werkzeugen, die von einem Kunden verlangten, die von einer Abteilung für die eigenen Leute erstellten. Nach ein paar Jahren umfasst der Katalog Dutzende Titel, manche doppelt, andere veraltet, und niemand weiß mehr, wo er anfangen soll.
Das Problem ist nicht die Menge, sondern die Ordnung. Ein nach Themen sortierter Katalog spiegelt die Sicht derer, die die Kurse schreiben. Ein nach Rollen sortierter Katalog spiegelt die Sicht derer, die sie absolvieren, und ist fast immer nützlicher.
Ein Warnsignal sind die Fragen, die bei der Personalabteilung oder den Führungskräften ankommen: Welchen Kurs muss ich machen, ist dieser Pflicht, wo finde ich den zur Arbeitssicherheit? Wiederholen sie sich häufig, erfüllt der Katalog seinen Zweck nicht.
Für jede Rolle empfiehlt es sich, drei Stufen zu unterscheiden. Die erste ist verpflichtend: Kurse, die ein Gesetz, eine Richtlinie oder ein Vertrag verlangt, mit Frist und oft mit Erneuerung. Die zweite ist empfohlen: Kurse, die die Führungskraft für gute Arbeit für notwendig hält, auch wenn keine Regel sie vorschreibt. Die dritte ist freiwillig: Vertiefungen, die jemand wählt, um sich weiterzuentwickeln oder auf einen Rollenwechsel vorzubereiten.
Diese scheinbar selbstverständliche Unterscheidung verändert, wie Weiterbildung wahrgenommen wird. Die Mitarbeitenden sehen auf einen Blick, was unverzichtbar ist und was eine Chance, und die Führungskraft kann ihre Erinnerungen auf die erste Stufe konzentrieren, statt jeden Kurs wie einen Notfall zu behandeln.
Ein Katalog bleibt übersichtlich, wenn einige wenige Pflegeregeln gelten. Jeder Kurs hat eine verantwortliche Person, die ihn aktuell hält und entscheidet, wann er zurückgezogen wird. Jeder Kurs beruht auf einem Referenzdokument, damit keine parallelen Fassungen desselben Themas aus verschiedenen Abteilungen entstehen. Und jeder neue Kurs wird vor der Veröffentlichung mit den bestehenden abgeglichen: Oft genügt es, einem vorhandenen Lernpfad eine Lektion hinzuzufügen.
Auch die Titel zählen. Ein Titel, der sagt, was man lernt, etwa „Eine Abweichung erfassen“ statt „Qualität, Modul 3“, erleichtert die Auswahl und macht den Katalog schon mit einer einfachen Suche durchsuchbar.
Einmal im Jahr lohnt sich ein Aufräumen: Kurse zurückziehen, die niemand mehr besucht, sich überschneidende zusammenlegen und prüfen, ob die zugrunde liegenden Dokumente noch gelten.
Pflegeregeln
Ein rollenbasierter Katalog funktioniert nur, wenn die Rollen die tatsächlichen sind. Weicht das Organigramm der Weiterbildung von dem der Personalabteilung ab, werden Zuweisungen zur Handarbeit und gehen früher oder später verloren. Die Verknüpfung mit den Personalstammdaten ist daher die Ausgangsbedingung, kein technisches Detail. Bevor Sie den Katalog aufbauen, sollten Sie prüfen, ob die erfassten Rollen und Abteilungen wirklich aktuell sind.
Mit dieser Verknüpfung wird der Katalog dynamisch. Wer die Rolle wechselt, sieht die Pflicht- und Empfehlungskurse der neuen Aufgabe, wer neu ins Unternehmen kommt, findet seinen Lernpfad bereits vor, und die Abteilungsleitung weiß jederzeit, wer was abgeschlossen hat.
Ein Katalog nach Rollen spricht die Sprache derer, die lernen, nicht derer, die Kurse schreiben.
In Learning ist der Katalog nach Rollen und Abteilungen gegliedert und nutzt die Struktur, die in People bereits angelegt ist. Jeder Kurs hat eine Stufe, eine verantwortliche Person und eine Verknüpfung mit dem Dokument, aus dem er erzeugt wurde. So ist stets klar, woher er stammt und wer ihn aktualisieren muss.
Die Mitarbeitenden sehen zuerst, was ihre Rolle verlangt, mit hervorgehobenen Fristen, und können im übrigen Katalog Vertiefungen auswählen. Neue Kurse, die die KI aus Verfahren und Handbüchern erzeugt, gelangen erst nach Freigabe durch die verantwortliche Person in den Katalog.
Das Ergebnis ist ein Katalog, der auch beim Wachsen geordnet bleibt: weniger Dubletten, klare Titel und für jede Person eine kurze, verständliche Liste dessen, was sie betrifft.
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