Ressourcenplanung · 3 Min. Lesezeit
Mitarbeitende Projekten zuzuweisen, scheint einfach, solange es nur wenige Projekte gibt. So bauen Sie eine Kapazitätsplanung auf, die Menschen und Liefertermine gleichermaßen schützt.
In vielen Dienstleistungsunternehmen plant jeder Projektleiter sein Team eigenständig, in einer Tabelle oder einem Kalender. Das funktioniert, solange die Mitarbeitenden jeweils nur an einem Projekt arbeiten. Sobald jemand auf mehrere Vorhaben verteilt ist, beginnen die Überschneidungen: Zwei Projektleiter rechnen in derselben Woche mit derselben Person, und jeder ist überzeugt, sie für sich zu haben.
Die Folgen zeigen sich an zwei Fronten. Die Mitarbeitenden sind überlastet, arbeiten abends und verlieren die Motivation. Die Projekte verlangsamen sich, weil die gefragte Person nicht an zwei Orten zugleich sein kann, und Termine werden verpasst, ohne dass jemand wirklich einen Fehler gemacht hätte.
Als Erstes gilt es, die Gesamtauslastung jeder Person sichtbar zu machen, indem alle Zuweisungen über alle Projekte hinweg addiert werden. Ein Raster mit den Personen in den Zeilen und Tagen oder Wochen in den Spalten ist das einfachste und wirksamste Werkzeug, vorausgesetzt, es ist die einzige verbindliche Quelle und alle Projektleiter nutzen es.
Dieses Raster braucht klare Schwellenwerte. Ein praxistauglicher Richtwert ist, Tage mit mehr als acht Stunden und Wochen mit mehr als vierzig Stunden rot zu markieren. Das bedeutet nicht, dass Mehrarbeit grundsätzlich verboten ist, sondern dass sie eine bewusste Entscheidung sein muss und keine Überraschung.
Ebenso wichtig ist, dass das Raster geteilt wird. Sieht jeder Projektleiter nur seine eigenen Zuweisungen, bleibt die Überlastung genau für diejenigen unsichtbar, die sie beheben könnten. Die Gesamtansicht muss allen zugänglich sein, die planen, und ebenso der Geschäftsleitung.
Niemand arbeitet acht Stunden am Tag an Projekten. Interne Meetings, Weiterbildung, Unterstützung von Kollegen, Vertriebs- und Verwaltungsaufgaben beanspruchen einen Teil der Zeit, der berücksichtigt werden muss. Wer alle Mitarbeitenden am theoretischen Maximum verplant, ist vom ersten Tag an im Verzug.
Sinnvoll ist auch die Unterscheidung zwischen bestätigten und vorläufigen Zuweisungen, die an noch nicht unterschriebene Verkaufschancen gebunden sind. Vorläufige Zuweisungen helfen, den künftigen Bedarf abzuschätzen, sollten Mitarbeitende aber nicht für Projekte blockieren, die vielleicht nie starten.
Geplante Abwesenheiten wie Urlaub und Weiterbildung gehören in dieselbe Ansicht. Eine vergessene Urlaubswoche wiegt so schwer wie eine nicht gemeldete Überlastung.
Die Planung ist eine Prognose, die erfassten Stunden zeigen, was tatsächlich passiert ist. Wer beides regelmäßig vergleicht, verbessert künftige Schätzungen und erkennt Projekte, die mehr Zeit beanspruchen als geplant.
Die Auslastungsquote, also der Anteil der verrechenbaren Stunden an der verfügbaren Gesamtzeit, ist ein nützlicher Indikator, wenn man sie mit Augenmaß liest. Eine zu niedrige Auslastung deutet auf ungenutzte Kapazität hin, eine dauerhaft sehr hohe auf ein Team ohne Spielraum für Unvorhergesehenes, Weiterbildung oder Verbesserungen. Keines der beiden Extreme ist auf Dauer gesund.
Wiederkehrende Abweichungen zwischen Plan und Ist sind zudem eine wertvolle Lernquelle für alle, die Angebote erstellen: Wenn bestimmte Tätigkeiten systematisch länger dauern als geplant, müssen die Vertriebsschätzungen entsprechend angepasst werden.
Kapazitätsplanung funktioniert, wenn sie zur wöchentlichen Routine wird und keine Sonderübung bleibt. Es genügt eine kurze Abstimmung, in der die Projektleiter gemeinsam das Raster der kommenden Wochen durchgehen, Konflikte lösen und künftigen Bedarf an die Geschäftsleitung melden.
In Sales zeigt die Ressourcenplanung die Auslastung jeder Person über alle Projekte hinweg, wobei sich die Zellen ab acht Stunden am Tag oder vierzig pro Woche rot färben, und die freigegebenen Zeitnachweise fließen in die Berichte zu Auslastung und Stunden pro Person ein. Das Werkzeug hilft beim Erkennen, doch die Entscheidung bleibt eine menschliche: Mitarbeitende vor Überlastung zu schützen, liegt in der Verantwortung derjenigen, die planen, und ein guter Gesamtüberblick macht es deutlich leichter, dieser Verantwortung gerecht zu werden.
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