Schichten · 4 Min. Lesezeit
Ein guter Schichtplan deckt den Betrieb ab, hält die Regeln ein und verteilt unbeliebte Schichten gerecht. Eine praxisnahe Methode für die Erstellung und für den Umgang mit Tausch und Unvorhergesehenem.
Wer Schichten plant, steht immer von zwei Seiten unter Druck. Auf der einen Seite steht der Betrieb, der gewährleistet sein muss, mit Öffnungszeiten, Arbeitsspitzen und Kompetenzen, die vor Ort sein müssen. Auf der anderen Seite stehen die Menschen mit ihren Einschränkungen, ihren Wünschen und einem sehr konkreten Gespür für das, was sie als ungerecht empfinden: ein Wochenende zu viel, eine Nacht zu viel, eine Änderung in letzter Minute.
Wird der Plan jede Woche in einer Tabelle erstellt, ausgehend vom vorherigen und von Hand angepasst, bleiben die Regeln im Kopf der Person, die ihn ausfüllt. Das funktioniert, solange sie da ist, macht Entscheidungen aber schwer erklärbar und die Prüfung, ob über die Zeit alle gleich behandelt wurden, nahezu unmöglich.
Der erste Schritt ist zu beschreiben, wie viele Personen mit welchen Kompetenzen in jedem Zeitfenster und an jedem Wochentag gebraucht werden. Das klingt selbstverständlich, doch oft ist der Bedarf nirgends festgehalten: Er wird aus dem Plan des Vorjahres abgeleitet, mit all seinen Gewohnheiten und Fehlern.
Ein ausdrücklich beschriebener Bedarf erlaubt eine andere Herangehensweise. Man sieht sofort, ob ein Zeitfenster überbesetzt und ein anderes ständig knapp ist, kann saisonale Schwankungen vorhersehen und erkennt, wann das Problem nicht die Schichtorganisation ist, sondern die Zahl der verfügbaren Personen. Zugleich ist er die Grundlage jeder automatischen Prüfung: Ohne definierten Bedarf kann kein System sagen, ob eine Schicht unterbesetzt ist.
Ein guter Anfang ist ein Standardprofil für Werktage und eines für Feiertage, das Sie dann für besondere Zeiträume anpassen.
Neben dem Bedarf gibt es die Regeln: Mindestruhezeiten zwischen zwei Schichten, Grenzen für die Wochenstunden, eine Höchstzahl aufeinanderfolgender Arbeitstage, erforderliche Qualifikationen für bestimmte Arbeitsplätze und individuelle Vereinbarungen wie reduzierte Arbeitszeit oder der Ausschluss bestimmter Zeitfenster. Viele ergeben sich aus Tarifvertrag und Betriebsvereinbarungen, andere aus Sicherheitsvorschriften.
Sie alle so aufzuschreiben, dass sie überprüfbar sind, ist der entscheidende Schritt. Eine Regel, die nur in der Erfahrung der Planenden existiert, wird fast immer eingehalten, aber genau dieses Fast ist das Problem. Hilfreich ist zudem die Unterscheidung zwischen harten Vorgaben, die nicht verletzt werden dürfen, und Wünschen, die man nach Möglichkeit berücksichtigt. So entstehen realistische Pläne, statt einer perfekten Lösung nachzujagen, die es nicht gibt.
Vorgaben, die jeder Plan erfüllen muss
Kein Wochenplan kann vollkommen gerecht sein: Jemand arbeitet am Samstag, jemand übernimmt den Spätdienst. Fairness sollte über einen längeren Zeitraum gemessen werden, einen Monat oder ein Quartal, indem man für jede Person die unbeliebten Schichten wie Nächte, Wochenenden und Feiertage zählt und prüft, ob die Verteilung ausgewogen bleibt.
Diese Zählung sichtbar zu machen, verändert das Klima. Die Planenden haben ein objektives Kriterium, wem sie das nächste Wochenende zuteilen, und wer den Plan erhält, kann nachprüfen, dass die Last geteilt wird. Eine erklärte und überprüfbare Rotation vermeidet viele Diskussionen und macht es leichter, um Einsatzbereitschaft zu bitten, wenn es wirklich darauf ankommt.
Auch der beste Plan ändert sich: eine Krankheit, eine unerwartete Spitze, ein Tausch unter Kolleginnen und Kollegen. Laufen Änderungen über Nachrichten und Anrufe, entspricht der offizielle Plan bald nicht mehr der Wirklichkeit, und am Monatsende stimmen die Anwesenheiten nicht. Es lohnt sich, einen einzigen Kanal für Änderungswünsche festzulegen und jeden Tausch nach denselben Regeln zu prüfen wie den ursprünglichen Plan.
Den Plan mit gleichbleibendem Vorlauf zu veröffentlichen und jede Änderung direkt den Betroffenen mitzuteilen, ist eine Form von Respekt vor ihrer Freizeit. Eine App, in der alle ihre eigenen Schichten sehen, einen Tausch beantragen und eine Bestätigung erhalten, verringert Missverständnisse und entlastet die Planenden.
In People geht der Schichtplan vom Bedarf je Zeitfenster aus, prüft Ruhezeiten, Stunden und Qualifikationen, berücksichtigt genehmigte Abwesenheiten und wird in der Mitarbeiter-App veröffentlicht, wo auch der Schichttausch läuft. Die Methode kommt jedoch zuerst: ein schriftlich festgehaltener Bedarf, ausdrückliche Regeln und eine ehrliche Zählung der unbeliebten Schichten.
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