Onboarding · 4 Min. Lesezeit
Eine gute Onboarding-Checkliste ist keine Liste von Formularen zum Unterschreiben, sondern ein gemeinsamer Plan für HR, Führungskräfte und IT. So gestalten Sie sie Schritt für Schritt.
Wer schon einmal den Job gewechselt hat, erinnert sich an den ersten Tag. Ist der Rechner nicht eingerichtet, weiß niemand, wo man sitzen soll, oder kommen die Zugangsdaten erst nach einer Woche, ist die Botschaft auch ohne Worte klar: Wir waren nicht auf Sie vorbereitet. Findet man dagegen alles bereit vor, vermittelt das Wertschätzung und Respekt und verkürzt die Zeit, bis man produktiv arbeiten kann.
Das Problem: Am Onboarding sind viele verschiedene Personen beteiligt, jede mit eigenen Prioritäten. HR kümmert sich um den Vertrag, die Führungskraft muss an Ziele und Einarbeitung denken, die IT bereitet Ausstattung und Zugänge vor, und jemand muss die Pflichtschulungen organisieren. Ohne roten Faden erledigt jeder seinen Teil, wenn er kann, und Versäumnisse sind vorprogrammiert.
Der häufigste Fehler ist, die Checkliste um die einzusammelnden Unterlagen herum aufzubauen. Besser ist es, in Zeitpunkten zu denken: Was muss vor dem Eintritt passieren, was am ersten Tag, was in der ersten Woche, was bis zum Ende des ersten Monats und was vor Ablauf der Probezeit? Jeder Zeitpunkt hat andere Ziele, und die Aufgaben gehören dorthin, wo sie tatsächlich gebraucht werden.
Vor dem Eintritt lohnt es sich beispielsweise, alles Administrative abzuschließen: unterschriebener Vertrag, persönliche Unterlagen, Daten für die Lohnabrechnung, bestellte Ausstattung. So kann der erste Tag den Menschen, dem Umfeld und der Arbeit gewidmet werden und nicht dem Ausfüllen von Formularen im Besprechungsraum.
In der ersten Woche zählen Einarbeitung und klare Erwartungen. Innerhalb des ersten Monats hilft ein erstes, auch kurzes Abstimmungsgespräch, um zu verstehen, was gut läuft und was nicht.
Eine Checkliste, deren Aufgaben niemandem gehören, ist eine Gedächtnisstütze, kein Prozess. Für jeden Punkt sollte feststehen, wer ihn bis wann erledigt, wobei sich die Frist aus dem Eintrittsdatum berechnet. Verschiebt sich der Eintritt um eine Woche, verschiebt sich so der gesamte Plan automatisch mit.
Wichtig ist außerdem, zwischen Aufgaben für alle und rollen- oder standortspezifischen Aufgaben zu unterscheiden. Ein gemeinsamer Basisablauf, ergänzt um zusätzliche Bausteine für Beschäftigte in Produktion, Vertrieb oder einer Auslandsniederlassung, lässt sich weit leichter pflegen als viele getrennte Abläufe, die mit der Zeit auseinanderdriften.
Und schließlich sollten Sie festlegen, wer benachrichtigt wird, wenn eine Aufgabe überfällig ist. Nicht, um Schuldige zu finden, sondern um einzugreifen, bevor die Verzögerung für die neue Kollegin oder den neuen Kollegen unangenehm wird.
Eine Checkliste, deren Aufgaben niemandem gehören, ist eine Gedächtnisstütze, kein Prozess.
Erstens: die ersten Tage überfrachten. Alle Unternehmensabläufe an einem Vormittag vorzustellen, sorgt nur für Ermüdung. Besser ist es, die Informationen zu verteilen und sie dann zu wiederholen, wenn sie in der Praxis relevant werden.
Zweitens: die direkte Führungskraft vergessen. HR kann einen tadellosen Ablauf vorbereiten. Hat die Führungskraft aber keine Zeit für das Einstiegsgespräch und die Ziele der ersten Monate, bleibt die Erfahrung unvollständig. Die Checkliste muss daher auch ihre Aufgaben enthalten, mit realistischen Fristen.
Drittens: nie nach Feedback fragen. Eine kurze Frage an die neue Kollegin oder den neuen Kollegen am Ende des ersten Monats (was hat gefehlt, was hätten Sie gern früher gewusst?) ist die beste Quelle, um den nächsten Ablauf zu verbessern.
Eine schriftlich festgehaltene Checkliste ist bereits ein Fortschritt, wird aber schwer nachzuhalten, wenn viele Neuzugänge auf mehrere Standorte verteilt sind. In People startet das Onboarding automatisch, sobald ein Angebot angenommen wird: Die Aufgaben gehen mit ihren Fristen an die richtigen Personen, neue Mitarbeitende laden ihre Unterlagen hoch und unterschreiben den Vertrag schon vor dem Start, und HR sieht in einer einzigen Ansicht, wer sich in der Einarbeitung befindet und was noch fehlt.
Das Werkzeug kommt jedoch erst nach dem Konzept. Es lohnt sich, ein paar Stunden in die saubere Definition von Zeitpunkten, Aufgaben und Verantwortlichen zu investieren: Diese Arbeit erledigen Sie einmal, und sie macht jedes weitere Onboarding für alle Beteiligten einfacher.
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