Monitoring · 4 Min. Lesezeit
Abschlüsse, Quizergebnisse, überschrittene Fristen: Es gibt viele Daten zur Weiterbildung, doch nur einige helfen bei Entscheidungen. Welche Sie je Abteilung verfolgen sollten und wie daraus Maßnahmen werden.
Jede Lernplattform erzeugt eine Fülle von Daten: Anmeldungen, Nutzungsminuten, Abschlussquoten, Punktzahlen, Versuche. Die Gefahr besteht darin, alles zu sammeln und nichts zu nutzen. Ein zwanzigseitiger Bericht, der jeden Monat bei den Führungskräften landet, wird bald nicht mehr geöffnet.
Besser ist es, bei den anstehenden Entscheidungen anzusetzen. Wer ist bei den Pflichten im Rückstand und braucht eine Erinnerung? Welche Kurse funktionieren nicht und müssen überarbeitet werden? Welche Abteilungen brauchen eine Präsenzschulung? Nützlich sind die Kennzahlen, die diese Fragen beantworten.
Eine gute Faustregel ist, zwei Zielgruppen zu trennen. Abteilungsleitungen brauchen wenige operative Informationen, häufig aktualisiert; die Geschäftsleitung braucht eine regelmäßige Zusammenfassung mit der Entwicklung über die Zeit und den kritischen Punkten.
Eine Kennzahl nützt nur, wenn der Betrachter weiß, was zu tun ist.
Für Pflichtschulungen genügen drei Werte je Abteilung: der Anteil der Personen, die alle Anforderungen erfüllen, die in den kommenden Wochen ablaufenden Kurse und die bereits aufgelaufenen Rückstände. Der erste zeigt die heutige Lage, der zweite ermöglicht Planung, der dritte zeigt, wo sofort gehandelt werden muss.
Wichtig ist, diese Werte im Zeitverlauf zu betrachten und nicht als Momentaufnahme. Eine Abteilung, die dauerhaft alle Anforderungen erfüllt, hat einen funktionierenden Prozess; eine, die immer erst in letzter Minute aufholt, hat ein Organisationsproblem, auch wenn die Zahlen am Quartalsende stimmen.
Hilfreich ist zudem, die Zahlen gemeinsam mit den Abteilungsleitungen zu lesen. Ein niedriger Prozentsatz kann Gründe haben, die die Daten nicht zeigen, etwa eine Welle von Neueinstellungen, eine besonders arbeitsintensive Phase oder einen Kurs, der versehentlich Personen zugewiesen wurde, die ihn nicht brauchten.
Ein Abschluss sagt, dass ein Kurs absolviert wurde, nicht, dass er gewirkt hat. Um die Qualität zu beurteilen, braucht es andere Signale. Die Bestehensquote im ersten Versuch zeigt, ob der Inhalt wirklich auf die Lernkontrolle vorbereitet. Die am häufigsten falsch beantworteten Fragen weisen auf unklare Konzepte hin. Bearbeitungszeiten, die stark von der geplanten Dauer abweichen, verraten zu lange Lektionen oder im Gegenteil solche, die im Eiltempo durchgeklickt werden.
Diese Daten sind nach Kurs auszuwerten, nicht nach Person. Beantwortet die Mehrheit eine Frage falsch, liegt das Problem in der Frage oder in der Lektion, und die Lösung besteht darin, sie zu überarbeiten. Schuldzuweisungen an die Teilnehmenden verbessern nichts.
Nützlich ist auch eine kurze Bewertung durch die Teilnehmenden am Kursende, mit ein oder zwei Fragen zu Verständlichkeit und Nutzen für die Arbeit. Einige freie Kommentare erklären oft, was die Zahlen nur erahnen lassen.
Jede Kennzahl sollte einen Schwellenwert und eine zugehörige Maßnahme haben. Sinkt der Anteil der Personen, die alle Pflichten erfüllen, unter ein bestimmtes Niveau, erhält die Abteilungsleitung einen Hinweis. Hat ein Kurs zwei Monate in Folge eine niedrige Bestehensquote, wird die verantwortliche Person gebeten, ihn zu überarbeiten. Häufen sich Rückstände in einer bestimmten Jahreszeit, sollten die Fristen vielleicht anders verteilt werden.
Auch die Erinnerungen gehören auf den Prüfstand. Schließen die meisten ihre Kurse erst nach der dritten Erinnerung ab, lässt sich das Problem nicht mit noch mehr Hinweisen lösen: Besser ist es, Zeitpunkte, Kursdauer oder die Art der Präsentation zu überdenken.
Von Zeit zu Zeit lohnt sich auch die Frage, welche Kennzahlen nicht mehr gebraucht werden. Wird ein Wert seit Monaten beobachtet, ohne je zu einer Entscheidung zu führen, macht es den Bericht lesbarer, ihn zu streichen.
Learning zeigt für jede Abteilung den Stand der Pflichtschulungen, anstehende Erneuerungen und Rückstände, mit der Möglichkeit, bis auf die einzelne Person herunterzubrechen. Für jeden Kurs sind Bestehensquote, die kritischsten Fragen und die durchschnittliche Bearbeitungszeit verfügbar.
Führungskräfte erhalten nur die Hinweise, die sie betreffen, Erinnerungen gehen automatisch an alle, die einen Kurs abschließen müssen, und die Daten lassen sich für die Geschäftsleitung oder ein Audit exportieren. Es geht nicht um mehr Zahlen, sondern darum, jederzeit zu wissen, wo Handlungsbedarf besteht.
Weiterlesen
Jedes Unternehmen hat einen Großteil seiner Schulungsinhalte längst geschrieben, nur liegen sie in Handbüchern und Verfahrensanweisungen verborgen. Eine praxisnahe Methode, wie aus diesen Dokumenten Lernpfade werden, die tatsächlich absolviert werden.
Compliance-Schulungen werden oft als lästige Pflicht empfunden. Kurze Lektionen, die auf konkreten Fällen aufbauen und über die Zeit verteilt sind, verändern das Lernerlebnis und das Ergebnis.
Innovaq befindet sich in der Startphase.