Prozesse · 4 Min. Lesezeit
Lieferantenrechnungen, die auf eine Freigabe warten, kosten mehr, als es scheint. Wie Sie Prüfungen, Schwellenwerte und Vertretungen so einrichten, dass jede Zahlung genehmigt ist, ohne die Arbeit zu bremsen.
In vielen Unternehmen läuft die Kreditorenbuchhaltung aus Gewohnheit. Die Rechnung des Lieferanten kommt an, jemand leitet sie an die Person weiter, die bestellt hat, diese sieht sie sich an, wenn sie Zeit hat, und irgendwann kommt die Freigabe zurück in die Buchhaltung. Solange die Mengen klein sind, funktioniert das; wachsen sie, gehen Rechnungen zwischen Postfächern, Abwesenheiten und unterschiedlichen Prioritäten verloren.
Die Folgen sind konkret. Verspätete Zahlungen, die das Verhältnis zu Lieferanten belasten, Skonti, die nie genutzt werden, Mahnungen, die in der Buchhaltung ankommen, ohne dass jemand weiß, wo die Rechnung geblieben ist. Und im anderen Extrem das Risiko, Waren zu bezahlen, die nie eingetroffen sind, oder Leistungen, die nicht wie vereinbart erbracht wurden, weil niemand sie wirklich geprüft hat.
Ausgangspunkt einer soliden Kreditorenbuchhaltung ist der Abgleich dreier Dokumente: die Bestellung, die festhält, was zu welchem Preis angefordert wurde; der Wareneingang, der bestätigt, was tatsächlich angekommen ist; die Rechnung, die angibt, was der Lieferant verlangt. Stimmen alle drei überein, kann die Rechnung nahezu automatisch weiterlaufen.
Die Abweichungen sind dagegen der Kern der Arbeit. Ein anderer Preis als vereinbart, eine höhere berechnete als die gelieferte Menge, unerwartete Transportkosten. Es lohnt sich, vorab Toleranzen festzulegen, etwa kleine Rundungsdifferenzen ohne Eingriff zu akzeptieren, und die Aufmerksamkeit der Verantwortlichen den Abweichungen vorzubehalten, die wirklich zählen.
Bei Dienstleistungen, wo es keine Ware anzunehmen gibt, wird der Wareneingang zur Bestätigung durch diejenigen, die die Leistung in Anspruch genommen haben: ein Leistungsnachweis, eine abgeschlossene Aufgabe, eine einfache Freigabe durch die interne Ansprechperson.
Findet eine Rechnung keine passende Bestellung oder überschreitet sie die Toleranzen, braucht sie eine ausdrückliche Freigabe. Die einfachste Lösung ist eine Matrix, die Betrag und Kostenstelle mit der erforderlichen Genehmigungsstufe verknüpft: die Abteilungsleitung für laufende Ausgaben, das Controlling ab einem bestimmten Schwellenwert, die Geschäftsleitung für die größten Beträge.
Zwei Vorkehrungen ersparen viel Ärger. Die erste sind Vertretungen: Jede freigebende Person braucht eine Vertretung für Urlaub und Abwesenheiten, sonst blockiert eine Urlaubswoche eine ganze Abteilung. Die zweite ist die Funktionstrennung: Wer einen Einkauf bestellt, sollte nicht die einzige Person sein, die dessen Zahlung freigibt, vor allem ab bestimmten Beträgen.
Ein Freigabeprozess ist nur sinnvoll, wenn er Fristen hat. Festzulegen, dass eine Rechnung innerhalb weniger Arbeitstage nach Eingang freizugeben ist, mit automatischer Erinnerung und Eskalation bei Fristablauf, macht die Freigabe von einem persönlichen Gefallen zu einer organisatorischen Verpflichtung.
Zugleich muss die Buchhaltung jederzeit sehen, wo sich jede Rechnung befindet und wann sie fällig wird. So lassen sich Zahlungen geordnet planen, etwa mit einem wöchentlichen Zahlungslauf, strategische Lieferanten bevorzugen und Skonti nutzen, wenn die Liquidität es erlaubt, statt unter dem Druck von Mahnungen in letzter Minute zu entscheiden.
Auch das Verhältnis zu den Lieferanten profitiert davon. Ein Lieferant, der weiß, wann er bezahlt wird, und der klar informiert wird, wenn seine Rechnung eine Abweichung aufweist, muss nicht jede Woche anrufen, um nachzufragen. Weniger eingehende Anrufe bedeuten mehr Zeit für die Buchhaltung und ein entspannteres Verhältnis für beide Seiten.
Informelle Freigabe
Strukturierter Ablauf
Jede Freigabe sollte eine Spur hinterlassen: wer freigegeben hat, wann, für welche Version des Belegs und mit welchen Anmerkungen. Das ist keine Bürokratie, sondern die fertige Antwort auf Fragen, die früher oder später von einem Prüfer, einer internen Kontrolle oder schlicht von einem Lieferanten kommen, der eine Teilzahlung beanstandet.
In Finance werden die über das SDI empfangenen Lieferantenrechnungen automatisch mit Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen, und Rechnungen mit Abweichungen oder ohne Bestellung gehen je nach Betrag und Kostenstelle an die richtige freigebende Person. Freigaben sind auch per Smartphone möglich, Vertretungen decken Abwesenheiten ab, und jeder Schritt wird protokolliert, mit den Nachweisen für die Finanzkontrollen in Regulate. Die Zahlung geht hinaus, wenn alles stimmt, und keinen Moment früher.
Ein gut gestalteter Freigabeprozess bremst Zahlungen nicht: Er nimmt ihnen die Unsicherheit.
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