KI · 4 Min. Lesezeit
Nur wer jede Kontobewegung dem passenden Beleg zuordnet, weiß, was wirklich bezahlt wurde. Eine praxistaugliche Methode, um das täglich zu tun und dem Team nur noch die Ausnahmen zu überlassen.
Bei der Bankabstimmung wird jede Bewegung auf dem Konto dem Beleg zugeordnet, der sie begründet: einer bezahlten Rechnung, einer Lieferantenzahlung, einem Gehalt, einer Gebühr. Nur so lässt sich sicher sagen, welche Rechnungen tatsächlich beglichen wurden, und nur so bildet die Buchhaltung die Realität auf dem Konto ab.
Gleichzeitig ist sie eine der repetitivsten Aufgaben im Rechnungswesen. Bei vielen Bewegungen und unklaren Verwendungszwecken kostet die manuelle Zuordnung Zeit und Konzentration und wird gern aufgeschoben. Die Folge: nicht abgestimmte Salden, nicht verbuchte Zahlungseingänge und Mahnungen an Kunden, die längst bezahlt haben.
Die meisten Schwierigkeiten gehen auf wenige wiederkehrende Fälle zurück. Der Kunde, der mehrere Rechnungen mit einer einzigen Überweisung bezahlt (oder eine Rechnung in mehreren Raten). Die Überweisung, die abzüglich Gebühren oder einer noch nicht verbuchten Gutschrift eingeht. Der Verwendungszweck, der eine Bestellnummer statt der Rechnungsnummer nennt (oder gar nichts).
Hinzu kommen Bewegungen ohne Beleg wie Bankgebühren, Steuerabbuchungen oder Umbuchungen zwischen Konten derselben Gesellschaft, die dennoch erfasst und zugeordnet werden müssen. Wer seine wiederkehrenden Fälle kennt, kann sie methodisch behandeln, statt jedes Mal eine Ausnahme daraus zu machen.
Auch die Qualität der Ausgangsdaten zählt. Aktuelle Kundenstammdaten, Rechnungen, die klar nennen, welche Referenz in den Verwendungszweck gehört, und zeitnah verbuchte Gutschriften beseitigen viele Zweifelsfälle an der Wurzel. Ein Teil der Abstimmungsarbeit ist erledigt, bevor die Zahlung überhaupt bei der Bank eingeht.
Ein guter Abstimmungsprozess beginnt mit dem regelmäßigen, idealerweise täglichen Import der Kontobewegungen direkt aus den Bankdaten. Die Bewegungen weniger Tage abzuarbeiten ist deutlich einfacher, als einen ganzen Monat auf einmal anzugehen.
Danach folgt die automatische Zuordnung der eindeutigen Fälle, bei denen Betrag, Geschäftspartner und Referenz zweifelsfrei übereinstimmen. Anschließend werden die Zweifelsfälle geprüft: Hier wählt der Bearbeiter zwischen mehreren infrage kommenden Belegen oder teilt eine Bewegung auf mehrere Rechnungen auf. Zuletzt werden die Ausnahmen behandelt: Bewegungen ohne Beleg, die eine eigene Buchung oder eine Rückfrage beim Kunden oder Lieferanten erfordern.
Der Wert dieser Methode liegt darin, die Aufmerksamkeit dorthin zu lenken, wo sie gebraucht wird. Erledigen sich die eindeutigen Fälle von selbst, kann das Team seine Zeit den Zweifelsfällen und Ausnahmen widmen, also genau dort, wo menschliches Urteilsvermögen wirklich den Unterschied macht.
Viele Bewegungen wiederholen sich mit denselben Merkmalen: derselbe Lieferant, der jeden Monat abbucht, dieselbe Quartalsgebühr, derselbe Kunde, der immer mit einer bestimmten Referenz zahlt. Wer für diese Fälle Regeln je Bank und Geschäftspartner definiert, reduziert die manuelle Arbeit Schritt für Schritt.
Die Regeln müssen allerdings regelmäßig überprüft werden. Ein Kunde, der seine Zahlungsweise ändert, oder ein neu eröffnetes Konto kann bewährte Regeln hinfällig machen, und eine falsche Regel ist tückischer als eine fehlende Zuordnung, weil sie Fehler erzeugt, die niemand bemerkt.
Deshalb sollte jede Regel einen Verantwortlichen und ein Datum der letzten Überprüfung haben, und die angewandten Regeln sollten stets neben der Zuordnung sichtbar sein. Wer kontrolliert, muss auf einen Blick erkennen können, warum eine Bewegung einem bestimmten Beleg zugeordnet wurde.
Eine gute Regel hat
In Finance schlägt die KI die Zuordnung zwischen Bewegung und Beleg anhand von Betrag, Datum, Geschäftspartner und Verwendungszweck vor, auch wenn die Referenz unvollständig ist oder die Zahlung mehrere Rechnungen abdeckt. Jeder Vorschlag nennt den Grund der Zuordnung und einen Konfidenzwert, damit der Bearbeiter weiß, wie weit er ihm vertrauen kann.
Bestätigungen und Korrekturen der Nutzer verbessern die folgenden Vorschläge, und wiederkehrende Fälle lassen sich mit einem Klick in explizite Regeln umwandeln. Abgeglichene Zahlungseingänge aktualisieren sofort die Fälligkeitsübersicht und den Forderungsbericht. So wird niemand gemahnt, der bereits bezahlt hat. Ziel ist nicht, die menschliche Kontrolle abzuschaffen, sondern dafür zu sorgen, dass sich das Team nur noch um die Ausnahmen kümmert.
Es geht nicht darum, die menschliche Kontrolle abzuschaffen, sondern darum, dass sich das Team nur noch um die Ausnahmen kümmert.
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