Crediti per anzianità: il report da guardare ogni settimana
Fatturare non significa incassare. Come leggere il report dei crediti per anzianità, perché guardarlo ogni settimana e come trasformarlo in azioni concrete.
Processi · 4 min di lettura
Fatture passive e approvazioni: chi autorizza cosa
Le fatture dei fornitori ferme in attesa di un visto costano più di quanto sembri. Come impostare controlli, soglie e deleghe perché ogni pagamento sia autorizzato senza rallentare il lavoro.
Il costo delle fatture ferme
In molte aziende il ciclo passivo funziona per inerzia. La fattura del fornitore arriva, qualcuno la inoltra al responsabile che ha fatto l’ordine, il responsabile la guarda quando ha tempo e prima o poi il visto torna in amministrazione. Finché i volumi sono bassi il sistema regge; quando crescono, le fatture cominciano a perdersi tra caselle di posta, assenze e priorità diverse.
Le conseguenze sono concrete. Pagamenti in ritardo che incrinano il rapporto con i fornitori, sconti per pagamento anticipato mai sfruttati, solleciti che arrivano in amministrazione senza che nessuno sappia dove sia finita la fattura. E, all’estremo opposto, il rischio di pagare merci non ricevute o servizi non conformi, perché nessuno li ha davvero verificati.
Il controllo a tre vie
Il punto di partenza di un ciclo passivo solido è il confronto tra tre documenti: l’ordine d’acquisto, che dice che cosa è stato chiesto e a quale prezzo; il ricevimento, che attesta che cosa è arrivato davvero; la fattura, che dice quanto chiede il fornitore. Se i tre documenti coincidono, la fattura può procedere quasi in automatico.
Le differenze sono invece il cuore del lavoro. Un prezzo diverso da quello concordato, una quantità fatturata superiore a quella ricevuta, un costo di trasporto non previsto. Conviene stabilire in anticipo delle tolleranze, per esempio accettare senza intervento le piccole differenze di arrotondamento, e riservare l’attenzione del responsabile agli scostamenti che contano.
Per i servizi, dove non c’è una merce da ricevere, il ricevimento diventa la conferma di chi ha usufruito della prestazione: uno stato di avanzamento, un’attività chiusa, una semplice approvazione del referente interno.
- 01 Ordine d’acquisto
- 02 Ricevimento di merce o servizio
- 03 Fattura del fornitore
- 04 Verifica delle differenze
- 05 Via libera al pagamento
Una matrice di approvazione chiara
Quando la fattura non trova corrispondenza con un ordine, o supera le tolleranze, serve un’approvazione esplicita. La soluzione più semplice è una matrice che lega importo e centro di costo al livello di autorizzazione richiesto: il responsabile di reparto per le spese ordinarie, il controller oltre una certa soglia, la direzione per gli importi più rilevanti.
Due accorgimenti evitano molti problemi. Il primo sono le deleghe: ogni approvatore deve avere un sostituto per ferie e assenze, altrimenti una settimana di vacanza blocca un intero reparto. Il secondo è la separazione dei compiti: chi ordina un acquisto non dovrebbe essere l’unica persona ad approvarne il pagamento, soprattutto sopra certi importi.
Tempi certi e scadenze visibili
Un flusso di approvazione ha senso solo se ha dei tempi. Stabilire che una fattura va approvata entro pochi giorni lavorativi dal ricevimento, con un promemoria automatico e un’escalation se il termine passa, trasforma il visto da favore personale in un impegno organizzativo.
Allo stesso tempo, l’amministrazione deve vedere in ogni momento dove si trova ogni fattura e quando scade. Questo permette di pianificare i pagamenti in modo ordinato, per esempio con una distinta settimanale, di dare priorità ai fornitori strategici e di sfruttare gli sconti quando la liquidità lo consente, invece di decidere all’ultimo momento sotto la pressione dei solleciti.
Anche il rapporto con i fornitori ne beneficia. Un fornitore che sa quando verrà pagato, e che riceve una comunicazione chiara se la sua fattura presenta una differenza, non ha bisogno di telefonare ogni settimana per chiedere notizie. Meno chiamate in entrata significano più tempo per l’amministrazione e un rapporto più sereno per entrambe le parti.
Approvazione informale
- Fatture inoltrate per email
- Nessuno sa dove sono ferme
- Pagamenti decisi all’ultimo
Flusso strutturato
- Fattura assegnata al responsabile
- Stato visibile in ogni momento
- Pagamenti pianificati sulle scadenze
Tracciabilità senza burocrazia
Ogni approvazione dovrebbe lasciare una traccia: chi ha approvato, quando, su quale versione del documento e con quali eventuali note. Non è burocrazia, ma la risposta pronta alle domande che prima o poi arrivano da un revisore, da un controllo interno o semplicemente da un fornitore che contesta un pagamento parziale.
In Finance le fatture passive ricevute dallo SDI vengono abbinate automaticamente a ordini e ricevimenti, e quelle con differenze o senza ordine vengono indirizzate all’approvatore giusto in base a importo e centro di costo. Si approva anche da smartphone, le deleghe coprono le assenze e ogni passaggio resta registrato, con le evidenze disponibili in Regulate per i controlli finanziari. Il pagamento parte quando tutto è in ordine, e non prima.
Un flusso di approvazione ben disegnato non rallenta i pagamenti: toglie loro l’incertezza.
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