Recruiting · 4 Min. Lesezeit
Ein ungeordneter Auswahlprozess kostet Zeit, Bewerbende und Ansehen. Wie Sie den Weg von der Anforderung einer neuen Stelle bis zum Angebot organisieren, mit klaren Kriterien und korrekt behandelten Daten.
Wenn ein Unternehmen eine neue Person sucht, entsteht der Prozess oft erst unterwegs. Die Führungskraft schreibt eine Mail an HR, jemand veröffentlicht eine Stellenanzeige, Lebensläufe landen in verschiedenen Postfächern, Gespräche werden angesetzt, sobald sich eine Lücke im Kalender findet. Nach einigen Wochen weiß niemand mehr sicher, wo die einzelnen Bewerbenden stehen, und wer einen guten Eindruck hinterlassen hat, hat bereits ein anderes Angebot angenommen.
Die Kosten bestehen nicht nur in verlorener Zeit. Wer wochenlang ohne Nachricht wartet, erzählt von dieser Erfahrung, und der Ruf des Unternehmens als Arbeitgeber leidet. Ein geordneter Prozess braucht keine ausgefeilten Werkzeuge: Er braucht klare Phasen, festgelegte Zuständigkeiten und einen einzigen Ort, an dem die Informationen liegen.
Vor der Stellenanzeige steht eine Entscheidung: Wird wirklich eine weitere Person gebraucht, mit welchem Profil, in welcher Einstufung und ab wann? Eine formale Personalanforderung, auch eine einfache, zwingt die Führungskraft, die Rolle, die Hauptaufgaben, die unverzichtbaren und die nur wünschenswerten Kompetenzen zu beschreiben, und erlaubt der Geschäftsleitung, sie mit Blick auf das Budget freizugeben.
Die hier investierte Zeit holt man später wieder herein. Ein klares Profil macht die Anzeige präziser, filtert unpassende Bewerbungen von vornherein aus und gibt allen, die Gespräche führen, denselben Bezugspunkt. Die Trennung zwischen Muss- und Kann-Kriterien verhindert außerdem, dass gute Bewerbende wegen eines Details ausscheiden, das sich bei näherem Hinsehen in wenigen Wochen hätte lernen lassen.
Jede Bewerbung sollte, gleich über welchen Kanal sie kommt, im selben Bestand landen und erkennbare Phasen durchlaufen: eingegangen, in Prüfung, Erstgespräch, Zweitgespräch, Angebot, abgeschlossen. So sehen alle Beteiligten denselben aktuellen Stand, und niemand bleibt liegen, nur weil seine Mail im falschen Postfach gelandet ist.
Auch Lebensläufe sind personenbezogene Daten. Sie sollten mit einer klaren Datenschutzinformation erhoben, nur für die angegebene Dauer aufbewahrt und ausschließlich den am Verfahren Beteiligten zugänglich gemacht werden. Wer Bewerbende für künftige Stellen im Pool behalten möchte, holt dafür ihre Einwilligung ein und legt ein Datum fest, nach dem die Daten gelöscht werden.
Und schließlich verdient jede Bewerbung eine Antwort, auch eine Absage: Eine kurze Nachricht zum Abschluss der Suche kostet wenig und wird sehr geschätzt.
Stellt jede Person im Auswahlteam andere Fragen und notiert freie Eindrücke, wird der Vergleich der Bewerbenden zur Gedächtnisübung. Ein strukturiertes Interview mit einigen gemeinsamen Fragen zu den Kompetenzen des Profils und ein Bewertungsbogen mit beschriebenen Kriterien und Stufen machen Entscheidungen belastbarer und leichter zu begründen.
Der Bogen sollte direkt nach dem Gespräch ausgefüllt werden, bevor man sich mit den anderen austauscht, damit jede Person ihr eigenes Urteil abgibt, ohne sich beeinflussen zu lassen. Die abschließende Runde wird dann zu einer Diskussion über Belege statt zu einer Summe von Bauchgefühlen. Zugleich verringert das den Einfluss von Vorurteilen, die vor allem dort wirken, wo Kriterien nicht schriftlich festgehalten sind.
Ein guter Bewertungsbogen
Ist die Wahl getroffen, zählt Tempo. Ein sorgfältig vorbereitetes Angebot mit klaren Angaben zu Gehalt, Einstufung, Eintrittsdatum und Arbeitsort, das zügig verschickt wird, verringert das Risiko, die Person im letzten Schritt noch zu verlieren. Auch die übrigen Finalistinnen und Finalisten sollten zeitnah und respektvoll informiert werden.
Mit der Annahme des Angebots endet der Prozess nicht, dann beginnt das Onboarding. An dieser Stelle werden viele Informationen von einem System ins andere abgetippt, mit dem Risiko von Fehlern und Verzögerungen. Besser ist es, wenn die im Auswahlverfahren gesammelten Daten zur Grundlage der Personalakte des neuen Mitarbeiters werden.
In People liegen Personalanforderung, Bewerbungen nach Phase, Bewertungsbögen und Angebot im selben Ablauf, und sobald das Angebot angenommen ist, startet das Onboarding automatisch mit bereits ausgefüllten Daten. Das Prinzip gilt aber mit jedem Werkzeug: klare Phasen, schriftliche Kriterien und schnelle Antworten machen die Auswahl besser, für das Unternehmen ebenso wie für die Bewerbenden.
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