Fristen für Dokumente und Verträge: eine Methode, um ihnen nicht hinterherzulaufen

Warum Fristen verloren gehen

Kaum ein Unternehmen ignoriert Fristen absichtlich. Das Problem ist, dass sie verstreut sind: Ein Datum steht im Dokument, ein anderes im Vertrag, ein weiteres in einer persönlichen Erinnerung der Person, die den Lieferanten betreut hat. Wechselt diese Person die Rolle, hat die Frist niemanden mehr, der sich zuständig fühlt.

Die Folgen zeigen sich immer zu spät: ein Lieferant, der mit abgelaufenem DURC, der italienischen Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung, auf der Baustelle arbeitet; eine Versicherungspolice, die nicht verlängert wurde; ein Vertrag, der sich stillschweigend um drei Jahre verlängert, weil niemand rechtzeitig gekündigt hat. Solche Situationen lassen sich vermeiden, aber nur, wenn Fristen nicht mehr vom Gedächtnis Einzelner abhängen.

Dazu kommt ein weniger sichtbarer Effekt. Werden Fristen in letzter Minute bearbeitet, wird jede Verlängerung zum Notfall, und Notfälle führen zu schlechteren Entscheidungen: Man akzeptiert das Dokument, das gerade kommt, verlängert den Vertrag zu den bestehenden Bedingungen und verzichtet auf Nachverhandlungen, weil die Zeit fehlt.

Erfassen, was abläuft

Der erste Schritt ist eine Liste der Dokumenttypen, die ein Ablaufdatum haben und für das Unternehmen wirklich zählen. Im Umgang mit Lieferanten sind das am häufigsten der DURC, Qualitäts- und Sicherheitszertifizierungen, Versicherungspolicen, Handelsregisterauszüge und Bestellungen zum Auftragsverarbeiter. Bei Verträgen zählen das Ablaufdatum, die Kündigungsfrist und etwaige regelmäßige Preisanpassungen.

Für jeden Typ legen Sie fest, ob das Ablaufdatum im Dokument steht oder berechnet werden muss, zum Beispiel sechs Monate ab Ausstellungsdatum. Diese Arbeit fällt nur einmal an und macht alles Weitere erst möglich.

Sinnvoll ist auch die Unterscheidung, welche Dokumente zwingend sind, ohne die der Lieferant also nicht arbeiten darf, und welche lediglich aktualisiert werden müssen. Diese Unterscheidung setzt die Prioritäten, wenn sich mehrere Fristen im selben Zeitraum häufen.

Dokumente mit Ablaufdatum

• DURC
• Zertifizierungen
• Versicherungspolicen
• Handelsregisterauszüge
• Bestellungen zum Auftragsverarbeiter
• Kündigungsfristen

Vorlaufzeiten passend zur Verlängerung

Ein häufiger Fehler ist, für alles dieselbe Vorlaufzeit zu verwenden. Dreißig Tage reichen vielleicht, um einen aktuellen DURC anzufordern, sind aber zu knapp, um eine Zertifizierung mit Audit zu erneuern, und bei weitem nicht genug für einen Vertrag mit dreimonatiger Kündigungsfrist.

Die richtige Vorlaufzeit wird rückwärts berechnet: Wie lange dauert es, das neue Dokument zu beschaffen oder über eine Verlängerung zu entscheiden, plus ein Puffer für Unvorhergesehenes. Bei Verträgen sollte die Erinnerung an die Kündigungsfrist geknüpft sein, nicht an das Ablaufdatum, denn ab diesem Zeitpunkt haben Sie keine Wahl mehr.

Eine zweite Erinnerung kurz vor dem Termin dient als Sicherheitsnetz für alles, was noch offen ist.

Jede Erinnerung hat eine verantwortliche Person

Eine Erinnerung an ein Sammelpostfach ist eine Erinnerung, die niemand liest. Jede Frist braucht eine zugewiesene Person, meist die interne Ansprechperson für den Lieferanten oder den Vertrag, und eine klare Aufgabe: das Dokument anfordern, die Prüfung starten, die Kündigung vorbereiten.

Bei Lieferantendokumenten ist der schnellste Weg, die Aktualisierung direkt beim Lieferanten anzufordern, mit einem Link, über den er die neue Version ohne Umweg über E-Mails hochladen kann. Liegt das Dokument bis zur Frist nicht vor, muss klar sein, was dann geschieht: eine Meldung an die Einkaufsleitung, eine Sperre für neue Bestellungen oder einfach ein Vermerk in der Akte.

1. 01 Erinnerung an die zuständige Person
2. 02 Anfrage beim Lieferanten
3. 03 Neue Datei hochgeladen
4. 04 Prüfung
5. 05 Neues Ablaufdatum erfasst

Messen und verbessern

Zwei Kennzahlen genügen, um zu sehen, ob die Methode funktioniert: wie viele Dokumente am Monatsende abgelaufen sind und wie viele Verträge die Kündigungsfrist ohne Entscheidung erreichen. Sinken die Zahlen, trägt der Prozess. Bleiben sie hoch, liegt es meist an einer zu kurzen Vorlaufzeit oder an einer fehlenden Zuständigkeit.

Im CRM von Innovaq wird jedes Dokument dank der Funktion „Prüfen & Klassifizieren“ bereits beim Hochladen mit Typ und Ablaufdatum erfasst, und jeder Vertrag durchläuft einen Workflow bis zur Verlängerung. So werden Fristen Teil der Akte, sichtbar für alle, die handeln müssen, und nicht länger dem Gedächtnis Einzelner überlassen.