Daten · 4 Min. Lesezeit
Ein Assistent antwortet nur dann gut, wenn er geordnete und aktuelle Dokumente liest. Wie Sie Archive, Versionen und Zuständigkeiten ordnen, bevor Sie sie anbinden, ohne daraus ein endloses Projekt zu machen.
Wenn ein KI-Assistent eine Frage zu einem Verfahren falsch beantwortet, liegt es oft nicht am Modell. Es liegt am Archiv: drei Fassungen derselben Richtlinie, ein nie freigegebener Entwurf neben dem offiziellen Dokument, eine veraltete Preisliste, die niemand aussortiert hat. Der Assistent liest, was er findet, und bei widersprüchlichen Informationen kann er nicht wissen, welche gilt.
Vor dem Anbinden der Quellen Ordnung zu schaffen, ist daher eine Investition mit sofortiger Wirkung. Es geht nicht darum, das gesamte Firmenarchiv neu zu organisieren, sondern die Teile verlässlich zu machen, die der Assistent nutzen wird. Davon profitiert übrigens nicht nur die KI: Auch die Mitarbeitenden finden schneller, was sie suchen.
Ungeordnetes Archiv
Vorbereitetes Archiv
Der erste Schritt ist die Entscheidung, welche Dokumente wirklich gebraucht werden. Ausgangspunkt sind die Anwendungsfälle: Soll der Assistent Fragen zu internen Abläufen und Vertragsbedingungen beantworten, braucht er die gültigen Verfahren und die Vertragsvorlagen, nicht den gesamten gemeinsamen Ordner der Abteilung mit jahrelang angesammeltem Material.
Ein begrenzter Umfang hat zwei Vorteile. Er verringert den Aufräumaufwand und das Risiko, dass der Assistent auf irrelevantes oder vertrauliches Material zugreift. Erweitern lässt sich der Umfang jederzeit, sobald die Qualität der Antworten im ersten Bereich geprüft ist.
Ein praktischer Test: Fragen Sie sich bei jedem Ordner, ob eine neue Kollegin ihn einsehen müsste, um ihre Arbeit gut zu machen. Lautet die Antwort ja, ist das Material ein guter Kandidat; kann niemand sagen, wozu es dient, bleibt es vermutlich besser draußen.
Für jedes Dokument im Umfang müssen zwei Dinge klar sein: welche Fassung gilt und wer dafür zuständig ist. Frühere Fassungen können bleiben, aber in einem archivierten Bereich, den der Assistent nicht liest, oder mit einem Status, der sie eindeutig kennzeichnet. Entwürfe bleiben getrennt, bis sie freigegeben sind.
Die verantwortliche Person muss nicht alles allein erledigen. Ihre Aufgabe ist es zu wissen, wann sich ein Dokument ändert, und dafür zu sorgen, dass die neue Fassung die alte am richtigen Ort ersetzt. Ohne diese Rolle ist das Archiv nach wenigen Monaten wieder ungeordnet, und mit ihm die Antworten.
Auch Titel zählen. Ein Titel, der sagt, worum es im Dokument geht und auf welchen Zeitraum es sich bezieht, hilft Menschen beim Finden und dem Assistenten beim verständlichen Zitieren.
Nicht alle Dateien sind gleich gut lesbar. Ein aus einer Textverarbeitung erzeugtes PDF lässt sich problemlos lesen, ein schlechter Scan oder das Foto eines Dokuments dagegen womöglich gar nicht oder nur teilweise. Es lohnt sich, wichtige Dokumente zu identifizieren, die nur in solchen Formaten vorliegen, und sie durch digitale Fassungen zu ersetzen. Dasselbe gilt für Tabellen, die als Textdokumente dienen, mit Informationen verstreut über Zellen und Blätter ohne klare Überschriften.
Die Berechtigungen im Archiv müssen den tatsächlichen entsprechen. Ist ein Ordner mit Personaldaten aus Gewohnheit für alle offen, macht die Anbindung an den Assistenten leicht auffindbar, was vorher nur mühsam zu suchen war. Jetzt ist der richtige Moment, die Zugriffe zu überprüfen: Indem der Assistent die Berechtigungen respektiert, macht er sie endlich sichtbar.
Vor dem Anbinden eines Archivs
Der anfängliche Aufwand nützt wenig, wenn er nicht zur Gewohnheit wird. Eine regelmäßige Prüfung der meistgenutzten Dokumente, eine einfache Regel, wo Entwürfe gespeichert werden, und ein Kanal, um Antworten auf Basis veralteter Dokumente zu melden, reichen für die meisten Unternehmen aus. Das sind kleine Handgriffe, aber sie verhindern, dass sich das Archiv wieder mit vergessenen Kopien und Fassungen füllt.
Mit dem AI-Modul von Innovaq wird das Archiv über einen MCP-Server oder eine API angebunden, und jede Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt. Beruht eine Antwort auf einem veralteten Text, zeigt die zitierte Quelle sofort, welche Datei korrigiert werden muss. Das Anfrageprotokoll wiederum zeigt, welche Dokumente am häufigsten genutzt werden und daher die meiste Pflege verdienen.
Ein Assistent kann nie aktueller sein als die Dokumente, die er liest.
Weiterlesen
Das Model Context Protocol ist der Standard, um einen KI-Assistenten mit Unternehmenswerkzeugen und -daten zu verbinden. Was das in der Praxis bedeutet und wie Sie die ersten Anbindungen fehlerfrei planen.
Standardmodelle sind sofort einsatzbereit und leistungsstark, eine eigene KI kennt die Sprache des Unternehmens besser. Wie Sie die Wahl treffen und warum die beste Lösung oft eine Kombination aus beidem ist.
Innovaq befindet sich in der Startphase.