Zeiten und Spesen · 4 Min. Lesezeit
Verspätete Zeitnachweise und aufgestaute Spesenabrechnungen verzerren Budgets, Rechnungen und Berichte. So organisieren Sie einen wöchentlichen Erfassungs- und Freigabezyklus, an den sich alle tatsächlich halten.
In Dienstleistungsunternehmen sind die geleisteten Stunden der Rohstoff fast aller Kennzahlen: Budgetverbrauch, Abrechnung nach Aufwand, Auslastung, Projektrentabilität. Kommen die Stunden zu spät, kommen all diese Zahlen mit ihnen zu spät, und Entscheidungen beruhen auf veralteten Informationen.
Verzögerung verschlechtert zudem die Qualität. Wer die Woche am Freitag erfasst, weiß noch recht genau, woran er gearbeitet hat; wer sie am Monatsende rekonstruiert, verteilt die Stunden eher grob, oft auf das größte Projekt oder das, an das er sich am besten erinnert. Der Wochenrhythmus ist keine Formalität, sondern die Voraussetzung für verlässliche Daten.
Der wirksamste Ablauf ist zugleich der einfachste. Alle erfassen Stunden und Spesen im Lauf der Woche und reichen sie bis zu einer festen Frist ein, etwa am Freitagnachmittag. Die Projektleitung gibt die Einträge ihres Projekts bis zum folgenden Montag frei oder lehnt sie ab, und die Verwaltung findet die Daten bereit für Rechnungsstellung und Controlling.
Zwei Details machen den Unterschied. Erstens muss eine Ablehnung immer begründet sein, sonst weiß die Person nicht, was zu korrigieren ist, und der Zyklus zieht sich in die Länge. Zweitens müssen Sammelfreigaben möglich sein, denn wer jede Woche Dutzende Zeilen freigibt, kann sie nicht einzeln öffnen.
Schließlich lohnt es sich festzulegen, wer bei Abwesenheit der Projektleitung freigibt. Eine Urlaubswoche sollte nicht die Stunden eines ganzen Teams blockieren.
Auch im besten Prozess passieren Fehler: Stunden auf dem falschen Projekt, eine doppelt erfasste Ausgabe, eine Tätigkeit, die als nicht abrechenbar umgebucht werden muss. Die Versuchung ist groß, den Wert direkt zu ändern, vielleicht in der Verwaltung, ohne jemandem Bescheid zu geben.
Dieser Versuchung sollten Sie widerstehen. Eine stille Korrektur verändert die Zahlen eines Projekts, ohne dass die Projektleitung davon weiß, und macht es später unmöglich nachzuvollziehen, warum sich das Budget verändert hat. Besser ist es, Berichtigungen als ausdrückliche Korrekturbuchungen zu behandeln: ein Eintrag, der angibt, was sich ändert, um wie viel und warum, mit derselben Freigabe wie gewöhnliche Stunden.
Korrekturbuchungen eignen sich auch für Posten, die in keine Standardkategorie passen, etwa einen mit dem Kunden vereinbarten Ausgleich oder einmalige Kosten. Als freigegebene sonstige Posten erfasst, bleibt das Bild vollständig, ohne die Kategorien zu verbiegen.
Stille Korrektur
Freigegebene Korrektur
Spesenabrechnungen sorgen für mehr Reibung als Stunden, weil es um Geld geht, das Mitarbeitende vorgestreckt haben. Viele Diskussionen entstehen aus unklaren Regeln: Welche Ausgaben werden erstattet, bis zu welcher Grenze, welche können dem Kunden weiterbelastet werden und welche trägt das Unternehmen?
Es lohnt sich, diese Regeln in einer kurzen, verständlichen Richtlinie festzuhalten und jede Ausgabe schon bei der Erfassung einem Projekt zuzuordnen. So sieht die Projektleitung sofort, wie stark Spesen das Budget belasten, und weiterbelastbare Kosten werden in der Rechnung nicht vergessen. Wer den Beleg bei der Erfassung verlangt und nicht erst am Monatsende, erspart allen die hektische Suche nach verlorenen Quittungen.
Eine klare Spesenrichtlinie
Der Zyklus schließt sich, wenn freigegebene Stunden und Spesen zu Umsatz werden. In Projekten nach Aufwand erzeugen die freigegebenen Einträge des Zeitraums die Abrechnungsereignisse; in Festpreisprojekten fließen sie in den Budgetverbrauch und die Rentabilitätsanalyse ein. In beiden Fällen sollte nur Freigegebenes in die Zahlen eingehen.
In Sales durchlaufen Stunden, Spesen und sonstige Posten denselben Einreichungs- und Freigabeprozess, und alles Freigegebene aktualisiert das Projektportfolio und das Dashboard, auf dem eingereichte und freigegebene Stunden auf einen Blick sichtbar sind. Das Ergebnis, das wirklich zählt, ist jedoch kulturell: Wenn Mitarbeitende sehen, dass ihre Stunden tatsächlich Entscheidungen stützen, wird Pünktlichkeit von einer Pflicht zur Gewohnheit.
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