Der KI-Assistent für Ihre Stammdaten: sinnvolle Fragen und gute Gewohnheiten

Von den Stammdaten zu Antworten

Gut gepflegte Stammdaten enthalten eine Fülle von Informationen, doch sie herauszuholen kostet Zeit. Um herauszufinden, bei welchen Lieferanten eine Zertifizierung ausläuft oder welche Verträge eine bestimmte Klausel enthalten, muss man die richtigen Filter kennen, Daten exportieren und Tabellen abgleichen. Wer das nicht täglich tut, fragt am Ende eine Kollegin oder einen Kollegen.

Ein KI-Assistent, der mit den Stammdaten verbunden ist, verändert den Zugang zu diesem Wissen. Statt einen Bericht zu erstellen, stellen Sie eine Frage in natürlicher Sprache und erhalten eine Antwort mit Verweisen auf die Akten und Dokumente, aus denen sie stammt. Der Nutzen liegt nicht im Neuen, sondern darin, dass die Informationen auch für Menschen zugänglich werden, die das System nicht im Detail kennen.

Filter und Berichte

• Systemkenntnis nötig
• Exporte und Abgleiche
• Antworten in Stunden oder Tagen

Direkte Frage

• Natürliche Sprache
• Verweise auf Quellen
• Antwort in Sekunden

Fragen, die Zeit sparen

Am nützlichsten sind Fragen, für die man heute viele Akten öffnen müsste. Welche Lieferanten mit hohem Risiko haben ihre Datenschutzunterlagen noch nicht hochgeladen? Bei welchen Verträgen endet die Kündigungsfrist in den nächsten drei Monaten? Was hat sich im letzten Entwurf der Gegenseite geändert?

Auch Zusammenfassungen funktionieren gut: ein Überblick über die Akte eines Lieferanten vor einem Termin, die Liste der offenen Punkte eines Erfassungsvorgangs, die Stellen eines Vertrags, die vom Playbook abweichen. In all diesen Fällen entscheidet der Assistent nichts, sondern bereitet eine besser informierte Entscheidung vor.

Formulieren Sie Fragen präzise und nennen Sie Umfang und Zeitraum. Eine vage Frage führt zu einer vagen Antwort, auch beim besten Assistenten. Reicht die erste Antwort nicht, grenzen Sie die Frage besser ein, statt sie nur anders zu formulieren.

Sinnvolle Fragen

• Ablaufende Dokumente
• Unvollständige Vorgänge
• Anstehende Vertragsverlängerungen
• Klauseln außerhalb des Playbooks
• Zusammenfassung einer Akte

Die Quelle prüfen

Eine Antwort des Assistenten ist nur so verlässlich wie die Daten, auf denen sie beruht. Deshalb muss jede Antwort zeigen, aus welchen Akten, Dokumenten oder Verträgen sie abgeleitet wurde, damit sich das mit einem Klick nachprüfen lässt.

Außerdem muss der Assistent dieselben Berechtigungen einhalten wie die Person, die ihn befragt. Wer die Bankdaten oder Verträge eines Lieferanten nicht sehen darf, darf sie auch nicht über eine Frage an die KI erhalten. Das schützt das Unternehmen und sorgt dafür, dass das Werkzeug ohne Bedenken eingeführt werden kann.

1. 01 Frage
2. 02 Suche in zugänglichen Daten
3. 03 Antwort mit Quellen
4. 04 Prüfung durch den Nutzer

Was Sie den Menschen überlassen sollten

Der Assistent ist stark im Finden, Zusammenfassen und Vergleichen. Für Entscheidungen, die Urteilsvermögen und Verantwortung verlangen, ist er nicht der richtige Ort: etwa die Freigabe eines kritischen Lieferanten, die Annahme einer wesentlichen Abweichung vom Playbook oder die Bewertung einer Reklamation. Hier kann die KI das Material vorbereiten, die Entscheidung trifft aber, wer dafür geradesteht.

Seien Sie auch vorsichtig bei allzu sicheren Antworten zu Daten, die fehlen. Ist eine Information nicht in den Stammdaten vorhanden, sollte die Antwort genau das sagen, statt die Information durch Schlussfolgerungen zu rekonstruieren. Ein Assistent, der zugibt, etwas nicht zu wissen, ist weit nützlicher als einer, der Lücken füllt.

Achten Sie schließlich darauf, was Sie erstellen lassen. Eine Zusammenfassung für den internen Gebrauch ist das eine, ein Text an einen Lieferanten oder Kunden etwas anderes: Dieser muss sorgfältig gegengelesen werden, wie jede Mitteilung, die den Namen des Unternehmens trägt.

Ein Assistent, der zugibt, etwas nicht zu wissen, ist weit nützlicher als einer, der Lücken füllt.

Einführung im Team

Die Einführung gelingt am besten mit wenigen konkreten Anwendungsfällen, ausgewählt aus den Fragen, die sich das Team am häufigsten stellt. Einige gemeinsame Beispiele mit gut formulierten Fragen und geprüften Antworten sind mehr wert als jedes Handbuch. Nach ein paar Wochen sammeln Sie, was funktioniert hat und was Zweifel ausgelöst hat, und verfeinern die Nutzung. Hilfreich ist auch eine Ansprechperson für ungenaue Antworten, denn diese decken oft fehlende oder widersprüchliche Angaben in den Stammdaten selbst auf.

Im CRM von Innovaq arbeitet der KI-Assistent mit den Stammdaten von Kunden und Lieferanten, mit klassifizierten Dokumenten und mit Verträgen, stets innerhalb der Berechtigungen der Nutzer und mit Verweisen auf die Quellen. So wird die zentrale Akte nicht nur vollständig, sondern auch leicht abfragbar.