Fakturierung · 4 Min. Lesezeit
Mit dem SDI erreicht eine fehlerhafte Rechnung den Kunden nicht und wird nicht bezahlt. Welche Fehler zu Ablehnungen führen, wie Sie sie vor dem Versand verhindern und wie Sie die Benachrichtigungen im Griff behalten.
Bei der italienischen E-Rechnung durchläuft jede Rechnung das Austauschsystem, bevor sie beim Kunden ankommt. Das SDI prüft die Datei, kontrolliert, ob die wesentlichen Angaben stimmig sind, stellt sie erst dann dem Empfänger zu und schickt dem Absender eine Benachrichtigung mit dem Ergebnis. Das macht den Prozess geordneter, lässt aber keinen Raum für die Ungenauigkeiten, die auf Papier noch durchgingen.
Schlägt die Prüfung fehl, kommt eine Ablehnungsmitteilung zurück, und die Rechnung gilt als nicht ausgestellt. Sie muss korrigiert und fristgerecht erneut übermittelt werden, und in der Zwischenzeit sieht der Kunde sie nicht: Der Countdown bis zur Zahlung hat noch gar nicht begonnen. In einer Buchhaltung, die viele Belege ausstellt, genügen wenige wiederkehrende Ablehnungen, um Verzögerungen zu verursachen, mit denen niemand gerechnet hat.
Die meisten Ablehnungen gehen auf wenige wiederkehrende Fehler zurück. Eine ungültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer, oft aus Stammdaten übernommen, die nie geprüft wurden. Summen, die wegen Rundungen auf Positionen mit vielen Nachkommastellen nicht aufgehen. Steuerbefreite oder nicht steuerbare Umsätze ohne den richtigen Code für die Art des Umsatzes. Eine Rechnung, die zweimal mit derselben Nummer verschickt wird, etwa nach einem ersten Versuch, der gescheitert schien.
Dazu kommen Probleme, die die Rechnung nicht blockieren, sie aber schwer handhabbar machen. Ein falscher Empfängercode oder eine nicht mehr aktive zertifizierte E-Mail-Adresse führen zu einer gescheiterten Zustellung: Der Beleg ist ausgestellt, doch der Kunde erhält ihn nicht in seiner Software und findet ihn nur in seinem geschützten Bereich, wenn er danach sucht. Ebenso kann eine fehlende Bestellreferenz die Rechnung im Freigabeprozess des Kunden aufhalten, mit derselben Wirkung wie eine verspätete Zahlung.
Am wirksamsten lassen sich Ablehnungen vermeiden, wenn die Prüfungen nach vorn verlagert werden. Kundenstammdaten sollten beim Anlegen geprüft werden, nicht erst, wenn die erste Rechnung zurückkommt: Umsatzsteuer-ID, Steuernummer, Empfängercode oder zertifizierte E-Mail sowie die Pflicht, eine Bestellnummer oder andere vom Kunden verlangte Referenzen anzugeben.
Ebenso lohnt es sich, klare Regeln für Sonderfälle festzulegen. Welche Codes für steuerbefreite oder nicht steuerbare Umsätze gelten, wie die Stempelsteuer behandelt wird, wie mit Rundungen und Rabatten auf der Rechnung umzugehen ist. Einmal aufgeschrieben und automatisch angewendet, verhindern solche Regeln, dass jede Person ihre eigene Lösung findet, mit Ergebnissen, die von Rechnung zu Rechnung abweichen.
Sinnvoll ist schließlich eine Plausibilitätsprüfung unmittelbar vor dem Versand: fortlaufende Nummerierung ohne Lücken oder Dubletten, plausible Daten, Summen, die der Summe der Positionen entsprechen. Für ein System sind das triviale Prüfungen, unter dem Druck des Monatsendes werden sie aber leicht übersprungen.
Vor dem Versand
Die Benachrichtigungen des SDI sind wertvolle Informationen, aber nur, wenn jemand sie ansieht. Legen Sie eine konkrete Person als verantwortlich fest und planen Sie eine tägliche Kontrolle der Ergebnisse: zugestellte, abgelehnte, nicht zugestellte Rechnungen. Eine am selben Tag erkannte Ablehnung ist in wenigen Minuten behoben; eine, die erst Wochen später auffällt, wenn der Kunde nach der Rechnung fragt, kostet deutlich mehr.
Wichtig ist auch, die Fälle klar zu unterscheiden. Eine Ablehnung verlangt, den Beleg zu korrigieren und erneut zu übermitteln. Eine gescheiterte Zustellung erfordert keinen neuen Versand, doch es ist gute Praxis, den Kunden zu informieren und ihm eine Kopie zu schicken, sonst bleibt die Rechnung womöglich bis zur ersten Mahnung unbeachtet.
Dasselbe gilt für die Eingangsrechnungen. Lieferantenrechnungen kommen über denselben Kanal und müssen regelmäßig abgeholt und verteilt werden: Eine empfangene Rechnung, die in der Warteschlange liegen bleibt, ist eine Fälligkeit, die niemand im Blick hat.
Ablehnung
Gescheiterte Zustellung
Die E-Rechnung entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie keine Insel ist. Entsteht die Rechnung aus der Bestellung oder dem Auftrag, sind Kundendaten und Zahlungsbedingungen von vornherein korrekt; aktualisiert das Ergebnis des SDI die Fälligkeitsübersicht, weiß die Buchhaltung jederzeit, welche Forderungen tatsächlich entstehen und welche feststecken.
In Finance laufen Ausgangs- und Eingangsrechnungen über die Anbindung an zugelassene Übermittlungsdienstleister durch das SDI, und jeder Beleg zeigt seinen Status neben Kunde, Bestellung und Fälligkeit. Stammdaten und Summen werden vor dem Versand geprüft, Ablehnungen erscheinen gut sichtbar mit ihrem Grund, und Lieferantenrechnungen gehen in den Freigabeprozess, der mit den Bestellungen verknüpft ist. So ist das SDI kein Schritt mehr, den man überwachen muss, sondern ein selbstverständlicher Teil des Prozesses.
Die E-Rechnung entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie keine Insel ist, sondern Teil eines Ablaufs von der Bestellung bis zum Zahlungseingang.
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