Rechnungsstellung · 3 Min. Lesezeit
Die Abrechnung nach Meilensteinen ist auf dem Papier einfach, führt in der Praxis aber zu Verzögerungen, Versäumnissen und Streitigkeiten. Einige Regeln, damit sie wirklich funktioniert.
Die Abrechnung nach Meilensteinen gehört zu den verbreitetsten Modellen im Beratungs- und Dienstleistungsgeschäft. Der Kunde zahlt für greifbare Ergebnisse, der Dienstleister erhält sein Geld während des Projekts und nicht erst am Ende, und die Geschäftsbeziehung stützt sich auf überprüfbare Lieferungen. Theoretisch ein Gleichgewicht, von dem beide Seiten profitieren.
In der Praxis liegen zwischen der Lieferung eines Meilensteins und dem Zahlungseingang jedoch viele Schritte, und jeder davon kann Verzögerungen verursachen. Wer Projekte mit Meilensteinen geführt hat, kennt das Gefühl, am Quartalsende auf Lieferungen zu stoßen, die längst abgeschlossen, aber nie abgerechnet wurden.
Alles beginnt mit der Definition. Ein sinnvoller Meilenstein hat einen klaren Namen, einen Betrag, ein geplantes Datum und vor allem ein mit dem Kunden abgestimmtes Abnahmekriterium. „Abschluss der Entwicklungsphase“ zu schreiben, reicht nicht: Es muss festgehalten werden, was geliefert wird und wie der Kunde den Erhalt bestätigt.
Zu große Meilensteine sollten ebenfalls vermieden werden. Eine Rate, die die Hälfte des Vertragswerts ausmacht und an ein Release gebunden ist, das von vielen externen Faktoren abhängt, setzt das Unternehmen langen Phasen ohne Zahlungseingang aus. Kleinere Etappen sorgen für einen gleichmäßigeren Cashflow und für überschaubarere Diskussionen.
Schließlich empfiehlt es sich, bereits bei Vertragsabschluss mit dem Kunden zu vereinbaren, wer zur Abnahme eines Meilensteins berechtigt ist und in welcher Form. Eine einfache E-Mail des benannten Ansprechpartners kann genügen, sofern von Anfang an klar ist, wer sie schreiben muss.
Ein gut definierter Meilenstein
Die häufigste Schwachstelle ist die Distanz zwischen denjenigen, die den Meilenstein abschließen, und denjenigen, die die Rechnung stellen. Die Projektleitung schließt die Lieferung ab, doch die Buchhaltung erfährt davon erst, wenn jemand daran denkt. Die Lösung ist eine direkte Verbindung: Sobald ein Meilenstein als abgeschlossen markiert wird, sollte sofort ein Abrechnungsereignis entstehen, das für die Buchhaltung sichtbar ist.
Ein Abrechnungsereignis ist noch keine Rechnung. Es ist ein offener Posten, den die Buchhaltung prüft, etwa ob der Kunde die Abnahme bestätigt hat, und anschließend in eine Rechnung umwandelt. Die Trennung der beiden Schritte verhindert eine zu frühe Rechnungsstellung und stellt zugleich sicher, dass nichts vergessen wird.
Bei Projekten nach Aufwand ist die Logik ähnlich: Die im Zeitraum freigegebenen Stunden und Spesen erzeugen Abrechnungsereignisse, die in Rechnungen umgewandelt werden.
Drei Ansichten helfen im Arbeitsalltag enorm. Die erste zeigt überfällige Meilensteine, also solche, deren geplantes Datum verstrichen ist, ohne dass sie abgeschlossen wurden: Sie sind das erste Anzeichen für ein Projekt in Schwierigkeiten. Die zweite zeigt offene Abrechnungsereignisse, die nicht länger als ein paar Tage liegen bleiben sollten.
Die dritte betrifft die Altersstruktur der gestellten, aber noch nicht bezahlten Rechnungen. Eine Rechnung, die das vereinbarte Zahlungsziel überschreitet, erfordert eine Zahlungserinnerung, und oft ist die Projektleitung, die täglich mit dem Kunden zu tun hat, am besten in der Lage herauszufinden, woran es liegt.
Diese drei Ansichten jede Woche durchzusehen, auch nur für wenige Minuten, reicht oft aus, damit sich Verzögerungen nicht bis zum Quartalsende aufstauen.
Wenn Projekte und Rechnungen in verschiedenen Systemen liegen, erfordert es Disziplin und häufige Besprechungen, alles zusammenzuhalten. In Sales werden Meilensteine auf einem gemeinsamen Kanban-Board verwaltet, und sobald ein Meilenstein abgeschlossen ist, entsteht automatisch das Abrechnungsereignis und erscheint unter den abzurechnenden Posten. Das Dashboard zeigt überfällige Meilensteine und offene Rechnungen, und die Berichte umfassen die Altersstruktur der Forderungen.
Unabhängig vom Werkzeug ist eine Regel die wichtigste: Kein abgeschlossener Meilenstein darf ohne Abrechnungsereignis bleiben, und kein Ereignis darf ohne einen allen bekannten Grund offen bleiben.
Kein abgeschlossener Meilenstein darf ohne Abrechnungsereignis bleiben.
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