Arbeitsalltag · 4 Min. Lesezeit
Ein Assistent, der in natürlicher Sprache antwortet, ist nur so gut wie die Fragen, die er bekommt. Wie Sie Anfragen formulieren, Quellen lesen und erkennen, wann eine Antwort eine genauere Prüfung braucht.
Wer zum ersten Mal einen Assistenten nutzt, der mit den Unternehmensdaten verbunden ist, schreibt meist wie in eine Suchmaschine: zwei, drei Wörter, ohne Kontext. „Rechnungen Rossi“ kann die Rechnungen an den Kunden Rossi bedeuten, die Rechnungen des Lieferanten Rossi oder jene, die ein Vertriebsmitarbeiter namens Rossi betreut. Der Assistent entscheidet sich für eine Deutung, und die muss nicht die richtige sein.
Eine wirksame Frage sagt, was gesucht wird, in welchem Bereich und für welchen Zeitraum. „Welche an Rossi Srl gestellten Rechnungen sind zum Monatsende noch offen?“ lässt kaum Raum für Missverständnisse und erlaubt dem Assistenten, sofort das richtige Modul und die passenden Filter zu wählen. Das ist keine Stilfrage: Es ist der Unterschied zwischen einer Antwort, die Sie nachprüfen müssen, und einer, mit der Sie arbeiten können.
Vage Frage
Klare Frage
Drei Elemente verbessern fast jede Anfrage. Der Kontext, also wofür die Antwort gebraucht wird: Ein Kundentelefonat in zehn Minuten erfordert eine andere Zusammenfassung als eine Analyse für die Geschäftsleitung. Der Zeitraum, denn ohne Angabe berücksichtigt der Assistent womöglich die gesamte Historie oder nur die jüngsten Daten. Das Format: eine Liste zum Überfliegen, eine Tabelle für den Bericht oder drei Zeilen zum Vorlesen am Telefon.
Lange Absätze sind nicht nötig. Ein gut gebauter Satz genügt fast immer, und wenn die Antwort nicht passt, ist es schneller, mit der nächsten Frage nachzuschärfen, als von vorn zu beginnen. Der Assistent folgt dem Gesprächsverlauf, Sie können also Schritt für Schritt vertiefen, wie im Gespräch mit einer erfahrenen Kollegin, die die Daten gut kennt.
Eine gute Frage nennt
Jede Antwort zu Unternehmensdaten sollte zeigen, woher sie stammt: aus dem Kundendatensatz, der Rechnung, dem Verfahrensdokument. Quellen sind kein technisches Detail. Sie erlauben es, eine wichtige Zahl in Sekunden zu prüfen, bevor man sie weitergibt, und zeigen, ob der Assistent die richtigen Daten herangezogen hat.
Es lohnt sich, eine einfache Gewohnheit zu pflegen: Je mehr von einer Antwort abhängt, desto mehr Aufmerksamkeit verdienen ihre Quellen. Für eine Information in einer internen Besprechung genügt ein kurzer Blick; bei einem Betrag, der einem Kunden genannt wird, öffnen Sie besser das zitierte Dokument. Kommt eine Antwort ohne Quellen oder mit Quellen, die nicht zur Frage passen, ist das ein Warnsignal.
Je mehr von einer Antwort abhängt, desto mehr Aufmerksamkeit verdienen ihre Quellen.
Ein guter Assistent sagt klar, wenn er eine Information nicht findet oder wenn der fragenden Person die Berechtigung fehlt, sie zu sehen. Das ist keine Fehlfunktion, sondern das richtige Verhalten. „Zu diesem Kunden habe ich keine Daten gefunden“ ist weit nützlicher als eine plausible, aber erfundene Antwort.
In solchen Fällen lohnt sich die Frage nach dem Warum. Die Daten liegen vielleicht in einem noch nicht angebundenen System, in einem nicht lesbaren Dokument oder in einem Bereich, der einer anderen Abteilung vorbehalten ist. Wer diese Fälle an die Verantwortlichen für das Werkzeug meldet, hilft zu klären, welche Quellen ergänzt und welche Berechtigungen überprüft werden sollten, ohne die Regeln zu umgehen.
Auch Teilergebnisse wollen genau gelesen werden. Weist der Assistent darauf hin, dass er nur einen Teil der gefundenen Einträge zeigt, lautet der richtige Schluss nicht, dass der Rest nicht existiert, sondern dass die Frage eingegrenzt werden sollte.
Die nützlichsten Fragen reichen oft über mehrere Bereiche: Welche Kunden haben offene Angebote und überfällige Rechnungen, welche Teammitglieder haben eine Schulungsfrist genau in dem Monat, in dem sie für einen wichtigen Auftrag eingeplant sind? Heute bedeutet das, mehrere Masken zu öffnen und Exporte von Hand abzugleichen.
Mit dem AI-Modul von Innovaq werden solche Fragen an einer Stelle beantwortet, denn der Assistent liest die Daten aus CRM, Sales, Finance, People, Task, Learning und Regulate und respektiert dabei die Berechtigungen der fragenden Person. Jede Antwort verlinkt die verwendeten Datensätze und Dokumente, und wenn aus einer Antwort eine Aktion entsteht, etwa eine Erinnerung oder ein E-Mail-Entwurf, bereitet der Assistent sie vor und wartet auf die Bestätigung.
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