Audit · 3 Min. Lesezeit
Bei einer Prüfung genügt es nicht zu sagen, dass geschult wurde: Man muss es belegen. Ein praktischer Leitfaden zu den Nachweisen, die Sie aufbewahren sollten, und zu den Fehlern, die das Auffinden erschweren.
Wirtschaftsprüfer, Zertifizierungsstellen, Aufsichtsbehörden und wichtige Kunden wollen immer häufiger die Schulung der Mitarbeitenden überprüfen. Die Frage lautet nicht, ob das Unternehmen Kurse organisiert hat, sondern ob die richtigen Personen die richtige Schulung zum richtigen Zeitpunkt erhalten und sie auch verstanden haben.
Eine Unterschriftenliste und eine Präsentation reichen als Antwort nicht mehr aus. Gefragt sind stimmige, leicht abrufbare und miteinander verknüpfte Nachweise.
Der erste Nachweis ist der Inhalt. Sie müssen zeigen können, was vermittelt wurde, und zwar in der zum Schulungszeitpunkt gültigen Version. Wird ein Kurs aktualisiert, muss die vorherige Version aufbewahrt werden, zusammen mit der Angabe, wer sie absolviert hat.
Der zweite ist die Teilnahme: wer den Kurs absolviert hat, wann und wie lange. Der dritte ist das Ergebnis der Lernkontrolle, das Verständnis belegt und nicht bloße Anwesenheit. Der vierte ist die Verbindung zur Pflicht: warum diese Person diesen Kurs absolvieren musste, aufgrund ihrer Tätigkeit oder einer bestimmten Richtlinie. Ohne diese Verbindung ist selbst ein vollständiges Register für Prüfende schwer nachvollziehbar.
Hinzu kommt oft ein fünfter, weniger offensichtlicher Nachweis: der Umgang mit offenen Fällen. Wer den Kurs nicht fristgerecht abgeschlossen hat, welche Erinnerungen verschickt und welche Maßnahmen ergriffen wurden. Prüfende schätzen eine transparent gehandhabte Verzögerung mehr als ein scheinbar makelloses Register.
Die Nachweise, die zählen
Der erste Fehler ist die Zersplitterung. Zertifikate in persönlichen Ordnern, Testergebnisse in verschiedenen Tabellen, Inhalte auf der einen Plattform und Unterschriften auf einer anderen. Jedes Teil existiert, aber sie zusammenzuführen dauert Tage.
Der zweite ist die fehlende Versionierung. Der aktuelle Kurs wird aufbewahrt, nicht aber der, den jemand vor einem Jahr absolviert hat. Damit lässt sich nicht mehr belegen, dass eine Person die damals geltende Regel kannte. Der dritte ist die Verwechslung von Anwesenheit mit Verständnis: Eine Schulung, an der alle teilgenommen haben, aber ohne jede Lernkontrolle, lässt die wichtigste Frage offen.
Ein vierter Fehler betrifft externe Kurse. Zertifikate von Schulungsanbietern kommen in unterschiedlichen Formaten, manchmal nur auf Papier, und landen in separaten Ablagen. Werden sie nicht mit derselben Sorgfalt erfasst wie interne Kurse, werden sie zur Schwachstelle des gesamten Systems.
Verstreute Nachweise
Zentrales Register
Am einfachsten bereiten Sie sich auf ein Audit vor, indem Sie sich die Fragen vorstellen, die gestellt werden. Wer in der Verwaltung wurde zur neuesten Version der Richtlinie zur Geldwäscheprävention geschult? Welche Sicherheitszertifikate laufen in den nächsten drei Monaten ab? Welche Inhalte wurden den Neueinstellungen des letzten Jahres vermittelt?
Lassen sich diese Fragen mit einer einfachen Suche statt mit aufwendigen Nachforschungen beantworten, ist das Archiv gut organisiert. Auch die Aufbewahrung muss geregelt sein: Schulungsnachweise enthalten personenbezogene Daten und sind DSGVO-konform zu verwalten, mit Aufbewahrungsfristen, die den Pflichten entsprechen, und Zugriff nur für diejenigen, die ihn benötigen.
Ein Archiv ist gut organisiert, wenn es eine Prüfung mit einer einfachen Suche beantwortet, nicht mit aufwendigen Nachforschungen.
Die robusteste Lösung besteht darin, dass Nachweise keinen zusätzlichen Aufwand erfordern. In Learning speichert jeder Kurs seine eigenen Versionen, jeder Abschluss erfasst Datum, Dauer und Testergebnis, und jede Zuweisung ist mit der Tätigkeit oder Richtlinie verknüpft, die sie ausgelöst hat.
Entstehen die Kurse aus den in Regulate verwalteten Richtlinien, ist die Verbindung zwischen Pflicht, Inhalt und Teilnahme bereits gegeben. Steht die Prüfung an, exportieren Sie die gewünschte Liste (nach Abteilung, Kurs oder Person), und die Nachweise fließen mit den übrigen Compliance-Kontrollen zusammen.
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