Wiederkehrende Aufgaben: So verpassen Sie keine regelmäßigen Fristen mehr

Arbeit, die sich wiederholt

Ein beträchtlicher Teil der Arbeit in jedem Unternehmen fällt in regelmäßigen Abständen an: der Monatsabschluss, die vierteljährliche Überprüfung der Systemzugriffe, die jährliche Verlängerung der Wartungsverträge, die regelmäßige Prüfung der Ausrüstung. Diese Tätigkeiten kennt jeder, und gerade deshalb werden sie leicht als selbstverständlich betrachtet.

Die Gefahr besteht darin, dass ihre Erledigung vom Gedächtnis einer einzelnen Person abhängt. Solange diese Person da ist und Zeit hat, funktioniert alles. Wechselt sie die Funktion, geht in Urlaub oder hat einfach viel zu tun, fallen die wiederkehrenden Fristen als Erste unter den Tisch, oft ohne dass es jemand bemerkt, bis es zu spät ist.

Es gibt noch ein zweites, subtileres Risiko: Die Aufgabe wird zwar erledigt, aber jedes Mal etwas anders, je nachdem, wer sie übernimmt. Mit der Zeit gehen Schritte verloren, Abkürzungen schleichen sich ein, und niemand weiß mehr genau, wie es richtig geht.

Erst erfassen, dann automatisieren

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Holen Sie die Verantwortlichen der verschiedenen Bereiche an einen Tisch und fragen Sie jeden, welche Tätigkeiten er in festem Rhythmus erledigt, wie oft und aufgrund welcher Pflicht oder welchen Bedarfs. Dabei kommen Tätigkeiten zum Vorschein, die in einer Verfahrensanweisung stehen, aber auch nie formalisierte Gewohnheiten, die dennoch einen Prozess am Laufen halten.

Für jede erfasste Tätigkeit lohnt es sich, Häufigkeit, Verantwortlichen, erforderlichen Vorlauf und eine etwaige gesetzliche oder vertragliche Grundlage festzuhalten. Letzteres ist besonders wertvoll: Es hilft, das tatsächlich Verpflichtende von dem zu unterscheiden, was aus Gewohnheit geschieht und vielleicht überdacht werden könnte.

Das Profil jeder wiederkehrenden Aufgabe

• Häufigkeit
• Verantwortlicher und Vertretung
• Nötige Vorlaufzeit
• Gesetzliche oder vertragliche Grundlage

Vorlauf und gemeinsamer Kalender

Eine wiederkehrende Frist sollte nicht erst am Tag ihrer Fälligkeit auftauchen. Jede Aufgabe braucht einen Vorlauf, der dem Aufwand entspricht: wenige Tage für eine einfache Kontrolle, Wochen für eine Verlängerung, an der Lieferanten oder interne Genehmigungen beteiligt sind. Die Erinnerung muss kommen, solange noch Zeit bleibt, die Dinge ordentlich zu erledigen.

Ebenso wichtig ist ein gemeinsamer Fristenkalender. Wer alles, was im Monat fällig wird, in einer einzigen Ansicht sieht, kann die Auslastung ausgleichen, Tätigkeiten vorziehen, die in ohnehin volle Phasen fallen, und erkennen, wenn zu viele Aufgaben an derselben Person hängen.

Für jede kritische Aufgabe sollten Sie außerdem eine Vertretung benennen. Diese muss nicht dauerhaft einspringen: Es genügt, dass sie weiß, wo die Informationen zu finden sind, und die Erinnerungen erhält, wenn die zuständige Person abwesend ist.

Checklisten und Ausführungsnachweise

Wiederkehrende Aufgaben eignen sich hervorragend für Checklisten, weil sich ihr Inhalt von Zyklus zu Zyklus kaum ändert. Eine gut geschriebene Checkliste verringert Versäumnisse, macht die Aufgabe an Kollegen übertragbar und lässt sich mit der Zeit verbessern, indem man die Schritte ergänzt, die sich als notwendig erwiesen haben.

Für Aufgaben, die auf gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten beruhen, braucht es zudem einen Ausführungsnachweis: ein angehängtes Dokument, eine Notiz, eine Bestätigung. Steht eine Prüfung an, ist der Nachweis, dass die Aufgabe erledigt wurde und von wem, weit mehr wert als jede mündliche Zusicherung.

Es empfiehlt sich außerdem, einen festen Zeitpunkt, etwa einmal im Jahr, für die Überprüfung der gesamten Liste einzuplanen. Manche Aufgaben werden nicht mehr gebraucht, andere haben sich durch neue Vorschriften oder Verträge verändert, wieder andere fehlen ganz. Eine Erfassung, die man veralten lässt, wird schnell zu trügerischer Sicherheit.

Von der Liste zum System

In Task richten Sie wiederkehrende Aufgaben ein einziges Mal ein, mit Häufigkeit, Verantwortlichem, Vorlauf und Checkliste. Das System erzeugt jeden neuen Termin automatisch, trägt ihn in den Fristenkalender ein und verschickt die Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt, mit Eskalation, falls die Aufgabe über das Fälligkeitsdatum hinaus offen bleibt.

Viele wiederkehrende Aufgaben entstehen in anderen Modulen: eine in Regulate erfasste Pflicht, eine Vertragsverlängerung in CRM, ein periodischer Abschluss in Finance. Durch die Verknüpfung vermeiden Sie doppelte Datenpflege und stellen sicher, dass sich bei einer geänderten Anforderung auch die zugehörige Aufgabe ändert.

Das Ergebnis ist ein verlässlicher Kalender, in dem jede Frist einen Verantwortlichen, einen Vorlauf und einen Nachweis über das Erledigte hat, und in dem ein Funktionswechsel nicht das Wissen der Organisation mitnimmt.

1. 01 Automatisch erzeugt
2. 02 Erinnerung mit Vorlauf
3. 03 Erledigt mit Checkliste
4. 04 Nachweis angehängt
5. 05 Eskalation bei Verzug