Genehmigungen: Workflows, die nicht ins Stocken geraten

Wo Anforderungen hängen bleiben

Wer in einem Unternehmen arbeitet, kennt die Situation: Eine Bestellanforderung geht per E-Mail raus, wird an einen Vorgesetzten weitergeleitet, dann an den nächsten, und nach ein paar Tagen weiß niemand mehr, wo sie steht. Der Antragsteller hakt nach, der Genehmiger findet die Nachricht nicht, und der Lieferant wartet derweil.

Meist liegt das Problem nicht an mangelndem guten Willen, sondern an einem fehlenden definierten Ablauf. Wenn unklar ist, wer was genehmigen muss, wird jede Anforderung zum Einzelfall, und Einzelfälle sind genau die, die liegen bleiben.

Hinzu kommt ein weniger sichtbarer, aber ebenso kostspieliger Effekt: Wenn Genehmigungen lange dauern, lernen die Mitarbeitenden, sie zu umgehen. Bestellungen werden informell vorgezogen, Ausgaben gestückelt, um unter den Schwellenwerten zu bleiben, und man bittet lieber um Verzeihung als um Erlaubnis. Ein schneller Workflow ist auch ein Workflow, der eingehalten wird.

Ein schneller Workflow ist auch ein Workflow, der eingehalten wird.

Wenige Stufen, klare Regeln

Das erste Prinzip eines guten Genehmigungsworkflows ist Zurückhaltung. Jede zusätzliche Stufe verlängert die Durchlaufzeit und verwässert die Verantwortung, weil der Genehmiger weiß, dass nach ihm noch jemand prüft. Bevor Sie eine Ebene hinzufügen, sollten Sie sich fragen, welches konkrete Risiko sie mindert und ob dieses Risiko nicht bereits durch eine frühere Kontrolle abgedeckt ist.

Das zweite Prinzip sind klare Regeln. Betragsabhängige Schwellenwerte sind das einfachste Instrument: Unterhalb eines bestimmten Betrags genehmigt die Abteilungsleitung, darüber die Geschäftsleitung, und ab einer weiteren Schwelle muss auch die Finanzabteilung zustimmen. Solche Regeln lassen sich in einem Satz erklären, eindeutig anwenden und leicht anpassen, wenn das Unternehmen wächst.

Neben dem Betrag können weitere Kriterien eine Rolle spielen, etwa Ausgabenkategorie, Kostenstelle oder Lieferant. Wichtig ist, dass das Kriterium objektiv ist und sich aus den Daten der Anforderung ablesen lässt, damit der Genehmigungsweg automatisch ermittelt werden kann.

Budgetkontrolle zum richtigen Zeitpunkt

Eine Bestellanforderung ist nur sinnvoll, wenn auch Budget dafür vorhanden ist. Trotzdem erfolgt die Prüfung in vielen Unternehmen erst im Nachhinein, wenn die Bestellung bereits raus ist und die Buchhaltung feststellt, dass die Kostenstelle überzogen ist. Dann wird das Gespräch zwangsläufig schwieriger.

Wird die Budgetkontrolle in den Workflow integriert, ändert sich die Dynamik. Genehmiger sehen sofort, wie viel auf der betroffenen Kostenstelle noch verfügbar ist, und können mit allen Informationen vor Augen entscheiden. Übersteigt die Anforderung das verfügbare Budget, kann der Workflow einen zusätzlichen Schritt vorsehen, statt zu blockieren oder die Entscheidung dem Bauchgefühl zu überlassen.

Dasselbe gilt für die begleitenden Informationen. Ein beigefügtes Angebot, die Begründung der Ausgabe und der Bezug zum Projekt oder Auftrag ermöglichen eine Entscheidung ohne Rückfragen, die zu den häufigsten Ursachen für Wartezeiten gehören. Ein gut gestaltetes Formular fragt nur das ab, was nötig ist, aber das immer.

Vertretungen, Erinnerungen und Eskalation

Selbst der am besten gestaltete Workflow gerät ins Stocken, wenn der Genehmiger im Urlaub oder mit Arbeit überhäuft ist. Deshalb braucht es drei sich ergänzende Mechanismen. Vertretungen erlauben es Abwesenden, für einen festgelegten Zeitraum eine Vertretung zu benennen. Erinnerungen weisen Genehmiger auf offene Anforderungen hin, ohne dass der Antragsteller nachhaken muss. Die Eskalation schließlich leitet eine Anforderung an die nächsthöhere Ebene weiter, wenn sie länger als eine festgelegte Zeit unbearbeitet bleibt.

Diese Mechanismen funktionieren nur, wenn sie automatisch greifen. Eine Vertretung, an deren Einrichtung man denken muss, oder eine Eskalation, die von einer manuellen Meldung abhängt, wird am Ende genau dann nicht genutzt, wenn sie gebraucht würde.

1. 01 Erinnerung an den Genehmiger
2. 02 Weiterleitung an die Vertretung
3. 03 Eskalation an die nächste Ebene
4. 04 Entscheidung dokumentiert

Nachvollziehbarkeit ohne Mehraufwand

Jede Genehmigung sollte eine Spur hinterlassen: wer genehmigt hat, wann, mit welchen Informationen und gegebenenfalls mit welchem Kommentar. Das ist keine reine Bürokratie, sondern ermöglicht es, eine Entscheidung auch Monate später nachzuvollziehen, bei einem Audit oder einfach dann, wenn jemand fragt, warum man sich für diesen Lieferanten entschieden hat.

In Task werden Genehmigungsworkflows mit Schwellenwerten, Genehmigern und Vertretungen konfiguriert, und die Budgetprüfung liest das verfügbare Budget direkt aus Finance. Jede Anforderung hat einen Status, den alle Beteiligten sehen, lässt sich auch mobil genehmigen und bewahrt den vollständigen Entscheidungsverlauf. Das Ergebnis ist ein transparenter Prozess, der vor allem nicht vom Gedächtnis Einzelner abhängt.

Vorher

• Anforderungen per E-Mail
• Status unbekannt
• Budget erst nach der Bestellung geprüft

Nachher

• Automatischer Weg nach Schwellenwert
• Status für alle sichtbar
• Budget direkt aus Finance