Aufgaben, die aus Prozessen entstehen: Task mit CRM, Sales und Regulate

Arbeit, die aus anderen Systemen kommt

Ein Großteil der Arbeit in einem Unternehmen beginnt nicht mit einer Entscheidung in einer Besprechung, sondern mit einem Ereignis, das anderswo erfasst wird. Ein unterschriebener Vertrag löst die Aktivierung des Kunden aus, eine neue regulatorische Pflicht verlangt eine Prüfung, ein angenommenes Angebot setzt die Vorbereitung der Lieferung in Gang. Das Ereignis ist im System, die daraus folgende Arbeit oft nicht.

Die Folge: Jemand muss es bemerken und die Aufgaben von Hand anlegen, oft indem er Daten von einer Maske in die andere kopiert. Das funktioniert, solange diese Person daran denkt und Zeit hat. Fällt sie aus, ist der Vertrag unterschrieben, die Aktivierung startet aber nicht, und der Kunde merkt es vor dem Unternehmen.

Hinzu kommt ein Problem der Einheitlichkeit. Jeder legt Aufgaben auf seine Weise an, mit unterschiedlichen Bezeichnungen, Fristen und Detailgraden, und es wird schwer zu erkennen, ob die Arbeit vollständig erledigt oder ein Schritt übersprungen wurde.

Die Ereignisse erkennen, die Arbeit auslösen

Der erste Schritt ist eine Liste der Ereignisse, die im Arbeitsalltag Aufgaben auslösen. Fragen Sie dafür eher die Menschen, die die Arbeit erledigen, als jene, die sie organisieren: Sie wissen, was nach einer Vertragsunterzeichnung oder der Gewinnung eines neuen Kunden tatsächlich geschieht.

Für jedes Ereignis lohnt es sich festzuhalten, welche Aufgaben folgen, wer sich üblicherweise darum kümmert und in welcher Zeit sie erledigt sein müssen. Oft zeigen sich dabei Unterschiede zwischen Abteilungen oder zwischen Personen, die dieselbe Tätigkeit verschieden ausführen, und das ist der richtige Moment, sich auf ein gemeinsames Vorgehen zu einigen.

Nicht jedes Ereignis verdient eine Automatisierung. Beginnen Sie mit den häufigen und mit jenen, bei denen ein Versäumnis teuer wird, und stellen Sie seltene oder sehr variable Fälle zurück.

Aufgabenvorlagen statt Einzelaufgaben

Automatisierung funktioniert, wenn eine Vorlage dahintersteht. Statt die Aufgaben jedes Mal neu zu beschreiben, legen Sie einmal fest, was bei einem bestimmten Ereignis geschehen soll: welche Aufgaben, mit welcher Checkliste, welchem Verantwortlichen und welcher Frist.

Zwei Entscheidungen machen die Vorlage robust. Erstens wird der Verantwortliche über die Rolle statt über den Namen bestimmt: „der technische Ansprechpartner des Kunden“ bleibt gültig, auch wenn die Person wechselt. Zweitens werden Fristen relativ zum Ereignis angegeben, zum Beispiel zehn Arbeitstage ab Unterzeichnung, sodass sich der Zeitplan jedem Fall von selbst anpasst.

Eine gute Aufgabenvorlage

• Auslösendes Ereignis
• Verantwortlicher nach Rolle
• Frist relativ zum Ereignis
• Standard-Checkliste
• Verknüpfung zum Datensatz

Den Kreis schließen

Eine Aufgabe, die aus einem Ereignis entsteht, sollte nicht isoliert bestehen. Sie muss mit dem Datensatz verknüpft bleiben, aus dem sie stammt, damit jeder, der sich den Kunden, das Angebot oder die Pflicht ansieht, auch den Stand der zugehörigen Arbeit sieht, ohne nachfragen zu müssen.

Das gilt auch in die andere Richtung. Sind die Aufgaben erledigt, sollte das Ursprungssystem davon erfahren: Der Kunde wechselt von „in Aktivierung“ zu „aktiv“, die Pflicht gilt als abgedeckt, das Angebot rückt in die nächste Phase. Ohne diese Rückmeldung laufen die Daten der Systeme auseinander, und am Ende führt jeder seine eigene Liste.

Schließlich sollte auch die Vorlage selbst einen Verantwortlichen haben, der sie überprüft, wenn sich Prozesse ändern. Eine Automatisierung, die niemand pflegt, erzeugt weiter veraltete Aufgaben, und zwar mit großer Effizienz.

So funktioniert es mit den Innovaq-Modulen

In Task richten Sie modulübergreifende Automatisierungen ein, indem Sie das auslösende Ereignis, die Aufgabenvorlage und die Regel für den Verantwortlichen wählen. Ein in Sales gewonnenes Angebot kann die Startaufgaben für den Auftrag erzeugen, ein neuer Kunde in CRM die Onboarding-Abfolge, eine in Regulate erfasste Pflicht die periodischen Prüfungen samt Ausführungsnachweis.

Jede Aufgabe bleibt mit ihrem Ursprungsdatensatz verknüpft und aktualisiert dessen Status bei Abschluss, sodass Vertrieb, operative Teams und Compliance dieselben Daten sehen. Die Arbeit hängt nicht mehr davon ab, wer daran denkt, sie weiterzugeben, sondern wird zur natürlichen Folge der Prozesse, die das Unternehmen ohnehin lebt.

Der praktische Rat: Beginnen Sie mit einem einzigen Ereignis, dem, das heute die meisten Versäumnisse verursacht, und beobachten Sie einige Wochen lang, wie sich die Vorlage bewährt, bevor Sie sie auf weitere ausdehnen.

1. 01 Angebot in Sales gewonnen
2. 02 Startaufgaben erzeugt
3. 03 Checkliste abgeschlossen
4. 04 Status in CRM aktualisiert