Offerte · 4 min di lettura
Un preventivo sbagliato si paga per tutta la durata del progetto. Un metodo pratico per passare dalla stima del lavoro a un’offerta chiara, sostenibile e difendibile davanti al cliente.
Molte offerte nascono al contrario: si parte dal prezzo che si immagina il cliente sia disposto a pagare e si adatta il lavoro di conseguenza. È una scorciatoia comprensibile quando la concorrenza è forte, ma porta quasi sempre a progetti sottostimati, in cui il margine si consuma prima di arrivare a metà.
Un approccio più solido parte dalla scomposizione del lavoro. Si dividono le attività in blocchi abbastanza piccoli da poter essere stimati con ragionevole sicurezza, si assegnano a ciascuno un ruolo e un numero di ore, e solo alla fine si arriva a un costo complessivo. Il prezzo è una decisione successiva, che può tenere conto del mercato, ma che parte da una base conosciuta.
La stima per ruolo è importante quanto quella in ore. Un’attività svolta da un profilo senior costa più della stessa attività svolta da un junior, e un’offerta che non distingue i ruoli non permette di capire dove si trova il margine.
Il modello contrattuale decide chi si fa carico dell’incertezza. Nel progetto a corpo il prezzo è fisso e il rischio di sforamento resta al fornitore; nel tempo e materiali il cliente paga le ore effettivamente lavorate e il rischio si sposta dalla sua parte. I modelli misti combinano i due, per esempio con una fase di analisi a corpo seguita da uno sviluppo a tempo e materiali con un tetto di ore.
Non esiste un modello giusto in assoluto. Il corpo funziona quando il perimetro è chiaro e stabile, il tempo e materiali quando il lavoro è esplorativo o soggetto a cambiamenti frequenti. L’errore da evitare è proporre un prezzo fisso su un perimetro ancora vago, sperando che i dettagli si chiariscano strada facendo.
A corpo
Tempo e materiali
Ogni stima si regge su ipotesi: il numero di incontri con il cliente, la disponibilità dei suoi referenti, la qualità dei dati da migrare, i tempi di approvazione dei documenti. Quando queste ipotesi restano nella testa di chi ha preparato l’offerta, diventano fonte di discussioni appena il progetto parte.
Scriverle nell’offerta ha un doppio vantaggio. Il cliente capisce che cosa è incluso e che cosa no, e il capo progetto, che spesso non ha partecipato alla trattativa, sa su quali basi è stato costruito il budget. Se un’ipotesi si rivela falsa, esiste un riferimento condiviso da cui partire per rinegoziare.
Lo stesso vale per le esclusioni. Dire chiaramente che cosa non fa parte dell’offerta è meno piacevole che elencare ciò che è incluso, ma evita molte più incomprensioni.
Da scrivere nell’offerta
Una volta calcolato il costo del lavoro, il prezzo deve coprire altre tre voci: le spese previste, come trasferte o licenze, una riserva per i rischi individuati e il margine atteso. La riserva non è un margine nascosto, ma un importo proporzionato all’incertezza del progetto, da rivedere quando i rischi si riducono.
Gli sconti meritano un’attenzione particolare. Uno sconto concesso in trattativa sembra piccolo sul totale, ma si scarica per intero sul margine. Prima di concederlo conviene chiedersi quanto margine resta e se esiste un’alternativa, come ridurre il perimetro o spostare una parte del lavoro in una fase successiva.
Infine, un’offerta dovrebbe passare da un’approvazione interna quando supera certe soglie di valore o scende sotto un margine minimo. Non è burocrazia: è il momento in cui qualcuno che non ha seguito la trattativa guarda i numeri con occhi nuovi.
Il valore di una buona offerta si vede dopo la firma. Se la stima per ruolo, le milestone e le ipotesi restano in un documento separato, il capo progetto deve ricostruirle da capo, e il confronto tra previsto e consuntivo diventa impossibile.
In Sales l’offerta nasce dall’opportunità, riporta le righe per ruolo e le condizioni economiche e, una volta approvata, alimenta l’onboarding del cliente: budget, milestone e risorse del progetto partono dagli stessi numeri usati per vendere. Così, a fine progetto, è possibile confrontare la stima con il lavoro reale e migliorare le offerte successive, che è forse il beneficio più prezioso di tutto il processo.
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