Audit · 3 Min. Lesezeit
Von der risikobasierten Planung bis zur Nachverfolgung der Empfehlungen: den gesamten Lebenszyklus interner Audits digitalisieren.
Die interne Revision läuft naturgemäß Gefahr, mit zersplitterten Werkzeugen zu arbeiten: Pläne in Tabellen, Checklisten in Textdokumenten, Nachweise in Netzwerkordnern, Berichte per E-Mail. Jeder Auditzyklus beginnt fast bei null, und das institutionelle Gedächtnis hängt an einzelnen Personen.
Audits zu digitalisieren heißt nicht nur, diese Dokumente auf eine Plattform zu verschieben. Es heißt, die Phasen des Zyklus miteinander zu verbinden: Der Plan ergibt sich aus der Risikobewertung, Nachweise sind den Kontrollen zugeordnet, Feststellungen führen zu Empfehlungen, und die Nachverfolgung fließt in den nächsten Plan ein.
Es geht auch um Glaubwürdigkeit. Eine Revisionsfunktion, die von anderen Sorgfalt und Nachvollziehbarkeit verlangt, muss dieselbe Sorgfalt in ihrer eigenen Arbeit belegen können. Ein digitaler Prozess mit verknüpften Nachweisen und dokumentierten Entscheidungen stärkt das Ansehen der Revision gegenüber Geschäftsleitung und Aufsichtsgremien.
Fragmentiertes Audit
Digitales Audit
Ein wirksamer Auditplan geht vom Audit-Universum aus, also der Gesamtheit aller Prozesse, Organisationseinheiten, Systeme und Lieferanten, die Gegenstand einer Prüfung sein können. Jedem Element wird ein Risikoniveau zugeordnet, auf Grundlage der unternehmensweiten Risikolandkarte, der Ergebnisse früherer Audits und der Vorgaben von Geschäftsleitung und Aufsichtsgremien.
Die Ressourcen der Revision sind immer begrenzt; die risikobasierte Planung sorgt dafür, dass sie dort eingesetzt werden, wo das Risiko am größten ist. Ein digitaler Plan ermöglicht es, Prioritäten anzupassen, wenn sich das Risikoprofil ändert, und dabei die Gründe für jede Entscheidung festzuhalten.
Sinnvoll ist auch, Spielraum für ungeplante Audits vorzusehen, die sich aus Meldungen, Vorfällen oder konkreten Anfragen ergeben.
Bei der Durchführung hilft die Technologie vor allem beim Sammeln und Ordnen von Nachweisen. Strukturierte Checklisten, Dokumente, die direkt an der geprüften Kontrolle hochgeladen werden, Kommentare und Rückfragen an die Prozessverantwortlichen: Alles bleibt verknüpft und abrufbar.
Ein oft unterschätzter Vorteil ist die Standardisierung. Arbeiten mehrere Prüfer mit denselben Vorlagen und Bewertungsskalen, sind die Ergebnisse über Bereiche und Zeiträume hinweg vergleichbar. Das macht die Schlussfolgerungen, die der Geschäftsleitung vorgelegt werden, belastbarer.
Der Auditbericht ist das Endprodukt, das die Empfänger zu sehen bekommen, und seine Qualität prägt die Wahrnehmung der gesamten Revisionsfunktion. Ein guter Bericht ist knapp, stellt die wesentlichen Feststellungen heraus, erläutert das daraus resultierende Risiko und schlägt konkrete Empfehlungen vor.
Wird der Bericht direkt aus den während des Audits erfassten Daten erstellt, entfällt das Abschreiben, und das Risiko von Widersprüchen sinkt. Die gewonnene Zeit können Prüfer dem widmen, worauf es wirklich ankommt: der Analyse und der Formulierung klarer Empfehlungen.
Die Form zählt ebenso viel wie der Inhalt. Die Geschäftsleitung braucht eine Zusammenfassung mit den Kernaussagen und dem Gesamtrisiko, die Prozessverantwortlichen dagegen die Details der Feststellungen, die sie betreffen. Ein digitales Werkzeug erzeugt unterschiedliche Sichten aus denselben Daten, ohne die Zahl der Dokumente zu vervielfachen.
Ein guter Auditbericht erklärt das Risiko und zeigt, was zu tun ist, nicht nur, was fehlt.
Viele Revisionsfunktionen leisten bis zur Übergabe des Berichts hervorragende Arbeit und verlieren danach die Empfehlungen aus dem Blick. Jede Empfehlung sollte eine verantwortliche Person, eine Frist und einen sichtbaren Umsetzungsstatus haben, mit automatischen Erinnerungen und der Möglichkeit, Nachweise für den Abschluss hochzuladen.
Das Modul Internal Audit von Regulate deckt den gesamten Zyklus ab: Audit-Universum und risikobasierte Planung, Checklisten und digitale Nachweise, automatisch erstellte Berichte sowie die Nachverfolgung von Empfehlungen mit Benachrichtigungen und Dashboards. Die Ergebnisse fließen in die Risikolandkarte ein, sodass jeder neue Zyklus auf einer solideren Grundlage beginnt.
Für den Prüfungsausschuss ist es ein Qualitätssprung in der Governance, jederzeit zu sehen, welche Empfehlungen offen, überfällig oder abgeschlossen sind. Und für die Revision ist es der greifbare Beweis, dass ihre Arbeit echte Veränderungen bewirkt.
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